4 tips för en fjärrimplementering av ERP

I tider av ekonomisk nedgång är det viktigare än någonsin för företag att vara smidiga och anpassa sig efter ständigt förändrade omständigheter.

Skriven av Alan Laing. Först publicerad av IFS den blog.ifs.com 3 november 2020.

Covid-19 har resulterat i ett ökat fokus på företagens motståndskraft, där företagen letar efter robusta verktyg som fungerar i osäkra tider, verktyg som oundvikligen kommer att hjälpa dem att bli effektivare och växa samt att hantera den rådande situationen. Med ERP-implementering på distans kan företag fortsätta sin digitala omvandlingsresa och se till att de är redo att blomstra när tiden är inne.

Vissa företag fruktade att de inte skulle kunna hantera sina IT-projekt utan fysisk närvaro på plats. Erfarenheten har dock visat att så inte är fallet – även komplexa projekt som ett erp-genomförande kan genomföras utan närvaro på plats.

Naturligtvis kan en ERP-implementering inte överföras till det virtuella rummet utan vissa nödvändiga justeringar. Men om företagen uppmärksammar några viktiga punkter kan de genomföra ett ERP-projekt enligt plan utan personliga möten och på plats support. IFS, den globala leverantören av företagsapplikationer, ger fyra tips för ett framgångsrikt genomförande på distans.

1. Ett digitalt tänkesätt

Den digitala omvandlingen börjar i sinnet – inte bara för att passa "arbets-hem"-mentaliteten, utan för att hålla jämna steg med de ständiga teknikskiften vi upplever dag för dag. Anställda med ett digitalt tänkesätt är inte bara öppna för ny teknik, utan de är smidiga och anpassar sig snabbt till nya processer. De är också mycket medvetna om de fantastiska möjligheter som digitaliseringen ger både deras arbete och privatliv. För medarbetare som har ett digitalt tänkesätt är mottot "digitalt först". De är därför nödvändiga för fjärrimplementering och företag bör främja dessa anställda i hela organisationen och använda sina kunskaper, färdigheter och sin vilja att engagera sig på ett målinriktat sätt.

2. Rätt samarbetsverktyg

Leverantörer och företag bör gemensamt överväga vilka tekniska verktyg som är nödvändiga i ett tidigt skede, så att alla inblandade framgångsrikt kan genomföra projektet i alla skeden. Detta inkluderar lämpliga kommunikations- och samarbetsverktyg för att underlätta virtuella möten och utbildning samt för att dela nödvändiga dokument och innehåll. Dessa verktyg ska vara intuitivt användbara och fungera som ett nav för både konsulter och kunder. Om rätt teknisk ram finns tillgänglig i början av projektet kan intressenterna koncentrera sig fullt ut på sina uppgifter och säkerställa ett smidigt genomförande.

3. Anpassa utbildningen till "online"

Med hjälp av rätt verktyg för virtuellt arbete kan möten, utbildningar och workshops alla genomföras på distans utan problem. För att hålla alla deltagare produktiva framför skärmen bör träningsplatserna hållas korta och koncisa och regelbundna raster bör schemaläggas. Organisatörerna bör också ge tillräckligt med tid för förklaringar om hur plattformen ändras och hur nya teknik/system ska användas effektivt. För att säkerställa en smidig onlineutbildningsprocess kan en moderator också tillhandahålla support genom att vägleda deltagarna genom utbildningen och hjälpa till med organisatoriska frågor i realtid.

4. Säkerställa ett nära samarbete

I avsaknad av personliga möten är det oerhört viktigt med ett kontinuerligt nära samråd mellan alla berörda parter. För att samordna projektet och klargöra eventuella problem som kan uppstå är effektiv kommunikation nyckeln. Även med en effektiv tidslinje och struktur på plats är det viktigt att säkerhetskopiera detta med ett pålitligt förhållande byggt på regelbunden, ärlig kommunikation. Att arrangera regelbundna videokonferenser – där projektintressenter till och med kan få en inblick i varandras liv hemma – kan också skapa en mer personlig relation.

Med 1 400 konsulter på distans har IFS redan genomfört mer än 400 projekt utan personliga möten. Under de senaste månaderna har IFS-experter också framgångsrikt genomfört många implementeringar enbart från hemkontoret, till exempel för Hine Group, en tillverkare av hydraulsystem, hydrauliska komponenter och kylsystem.

Har du frågor eller kommentarer?

Vi vill gärna höra från dig så tveka inte att kontakta oss!