Katteiden turvaaminen kenttäpalveluissa: Auttaako ERP-järjestelmäsi – vai jarruttaako se toimintaasi?
Kun harjoitat kenttäpalveluyritystä, pienilläkin tehottomuuksilla voi olla suuri vaikutus tulokseesi.
Kirjoittanut Dharshana Weerakkody
Vanhempi ratkaisusuunnittelija, Addovation
Pieniä tehottomuuksia. Suuri vaikutus katteisiin.
Tarpeeton huoltoteknikon käynti. Liian paljon aikaa kuluu matkustamiseen. Puuttuva varaosa. Tuntimäärä, jota ei koskaan laskuteta. Huoltosopimus, joka osoittautuu odotettua vähemmän kannattavaksi.
Alhaisen katteen liiketoiminnassa nämä eivät ole mitättömiä asioita. Ne vaikuttavat suoraan kannattavuuteen.
Kun siis modernisoit ERP-järjestelmääsi tai kenttäpalvelujen hallintaratkaisuasi, tavoitteen tulisi ulottua pelkän toimivan järjestelmän käyttöönoton ulkopuolelle. Todellinen kysymys on: auttaako se sinua toimimaan tehokkaammin ja parantamaan kannattavuutta?
Aloita siitä, missä katteesi syntyvät – tai menetetään
Muutamilla toiminnallisilla tekijöillä on erityisen suuri vaikutus kenttäpalvelujen kannattavuuteen.
Teknikoiden tehokkaampi hyödyntäminen tarkoittaa enemmän laskutettavaa työtä ilman, että resursseja välttämättä tarvitsee lisätä. Parempi suunnittelu ja työtehtävien jakaminen voivat lyhentää matka-aikaa, kun taas teknikoille tarjottavat oikeat tiedot, asiantuntemus ja varaosat auttavat parantamaan korjauksen onnistumisastetta ensimmäisellä kerralla.
Lisäksi on olemassa vähemmän näkyviä syitä katteen menetykseen: virheellinen laskutus, ylimääräiset varastot, hätäostot, SLA-sakot ja kannattamattomat sopimukset. ERP-järjestelmänne ja kenttäpalveluratkaisunne tulisi auttaa teitä tunnistamaan nämä kaikki ja ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin.
Anna teknikoillesi enemmän aikaa tuottaa lisäarvoa
Teknikoidenne ei pitäisi joutua käyttämään arvokasta aikaa tietojen etsimiseen tai turhaan hallinnolliseen työhön.
Nykyaikainen mobiiliratkaisu tarjoaa heille välittömän pääsyn huoltohistoriaan, tarvittaviin osiin, varastotilanteeseen ja asiakirjoihin. Tekoälyn tukemat ohjeet ja perussyyanalyysit auttavat ratkaisemaan ongelmat nopeammin, ja etäyhteys kokeneisiin insinööreihin tarjoaa asiantuntemusta tarvittaessa.
Aika-, materiaali- ja huoltoasiakirjat voidaan myös kirjata suoraan työnkulkuun – mikä vähentää hallinnollista työtä ja antaa teknikoille enemmän aikaa asiakaspalveluun.
Tarkastele palvelun koko elinkaarta
Kenttäpalvelu ei toimi erillään muusta toiminnasta. Tiedot liikkuvat sopimusten, teknikoiden, varaston, alihankkijoiden, taloushallinnon, toimitusketjun ja henkilöstöhallinnon välillä.
Kannattavuuden parantaminen tarkoittaa siis koko palvelun elinkaaren tarkastelua. Näetkö, mitkä sopimukset ovat kannattavia? Täytätkö SLA-sitoumukset? Ovatko varaosat saatavilla ilman tarpeetonta varastointia? Muuttuuko valmistunut työ nopeasti tarkaksi laskuksi?
IFS Cloudin kaltainen integroitu alusta yhdistää kenttäpalveluiden hallinnan muun muassa taloushallintoon, toimitusketjuun ja henkilöstöhallintoon. Kun kyseessä ovat ulkoiset järjestelmät, hyvin suunniteltu integraatioarkkitehtuuri on yhtä tärkeää.
Ajattele liiketoiminnan uudistamista, älä järjestelmän korvaamista
Uuden ERP- tai palvelunhallintaratkaisun käyttöönoton ei pitäisi tarkoittaa nykyisten prosessien kopioimista uuteen järjestelmään.
Kysy sen sijaan: Missä menetämme nykyään aikaa ja rahaa? Mitä meidän pitäisi tehdä toisin? Ja mitä uudet teknologiat mahdollistavat?
Tekoäly voi tukea kaikkea osatarpeiden ennustamisesta teknikoiden ohjaamiseen ja suunnittelun tehostamiseen – mutta teknologia tuottaa arvoa vain silloin, kun se tukee hyvin suunniteltuja liiketoimintaprosesseja.
Siksi onnistunut muutos edellyttää sekä syvällistä ratkaisuosaamista että ymmärrystä siitä, miten palveluliiketoiminta käytännössä toimii.
Saavuta arvoa nopeammin
Muutos ei välttämättä tarkoita pitkää ja monimutkaista toteutusta.
Kohdennettu ja huolellisesti suunniteltu lähestymistapa voi tuoda toiminnallisia parannuksia nopeammin ja samalla vähentää käyttöönoton riskejä. Avaintekijänä on yhdistää selkeät liiketoimintatavoitteet vankkaan ratkaisuarkkitehtuuriin sekä konsulttitiimiin, joka pystyy siirtymään tehokkaasti suunnittelusta toteutukseen.
Yhteenvetona: Viisi asiaa, jotka on hoidettava kunnolla
Onnistunut ERP-muutos ei ole vain uuden järjestelmän hankkimisesta käyttöön. Kyse on kyse on tehokkaamman ja skaalautuvamman ja kannattava palveluliiketoiminta.
Keskity kannattavuuteen alusta lähtien.
Selvitä, missä menetät tällä hetkellä aikaa, kapasiteettia ja katetta, ja ota nämä alueet osaksi muutostavoitteitasi.
Ajattele kokonaisvaltaisesti.
Optimoi palvelun koko elinkaari – suunnittelusta ja lähettämisestä varastointiin, palvelun toimittamiseen ja laskutukseen.
Suunnittelu kenttätyöntekijöitä varten.
Tarjoa teknikoille mobiilityökalut, tiedot ja tuki, joita he tarvitsevat voidakseen työskennellä tehokkaasti ja parantaakseen vian korjausastetta ensimmäisellä kerralla.
Käytä teknologiaa prosessien parantamiseen, älä niiden kopioimiseen
Hyödynnä automaatiota, tekoälystä ja uusista ominaisuuksista, kun mietit työnteon uusia tapoja.
Valitse ERP-kumppani, joka tuntee toimialasi.
Teknologia asiantuntemus yksinään ei riittävää. Etsi kumppani, jolla on kokemusta kenttäpalveluista ja matalakatteisista palveluliiketoiminnoista, joka ymmärtää kannattavuuden taustalla olevat toiminnalliset tekijät ja osaa muuntaa ne tehokkaiksi prosesseiksi ja ratkaisuiksi.