Miksi tekoäly lisää Oracle NetSuiten merkitystä sen sijaan, että vähentäisi sitä
Kaksikymmentäkolme vuotta sitten johdin ensimmäistä automaatioprojektiani: Vendor Bill Scan & Capture. Tuolloin tavoite oli yksinkertainen: vähentää manuaalista työtä, parantaa tietojen laatua ja tehostaa prosesseja. Siitä lähtien olen työskennellyt yli kahden vuosikymmenen ajan ERP-järjestelmien käyttöönottojen ja liiketoimintaprosessien parantamisen parissa sekä auttanut organisaatioita saamaan enemmän arvoa ERP-investoinneistaan.
Kirjoittanut Ingvild Sundt
Teknologia on kehittynyt huimasti: OCR:stä ja työnkulun automatisoinnista koneoppimiseen ja nykyään tekoälyyn.
Yksi asia ei kuitenkaan ole muuttunut:
Teknologia yksinään ratkaisee harvoin liiketoiminnan haasteita.
Nykyään monet Oracle NetSuite -asiakkaat selvittävät, miten tekoäly voi parantaa tehokkuutta, automatisoida tehtäviä ja tukea parempaa päätöksentekoa. Ja kun Text Enhance-, Bill Capture-, AP Automation -ominaisuudet ja muut tekoälypohjaiset innovaatiot yleistyvät, mahdollisuudet ovat merkittävät.
Mutta ennen tekoälyn käyttöönottoa on yksi vielä tärkeämpi kysymys:
Onko NetSuite-ympäristösi valmis tekoälyyn?
Kokemukseni mukaan tekoälyn menestys riippuu vähemmän itse teknologiasta kuin prosessien, tietojen ja hallinnon laadusta sekä siitä, kuinka tehokkaasti NetSuitea tällä hetkellä hyödynnetään.
Jos valmistelisin yritystä tekoälyn käyttöönottoon, keskittyisin ensin viiteen alueeseen.
- Vakiinnuta ennen automatisointia
Tekoäly tuottaa eniten arvoa, kun prosessit ovat johdonmukaisia ja toistettavissa. NetSuite-asiakkaille tämä tarkoittaa keskeisten liiketoimintaprosessien tarkastelua, kuten:
- Hankinnasta maksuun
- Tilauksesta maksuun
- Record-to-Report
- Varastonhallinta
Monissa ERP-ympäristöissä sama prosessi toteutetaan usein eri tavoin eri osastoilla, liiketoimintayksiköissä tai tytäryhtiöissä. Hyväksynnät voivat tapahtua työnkulkuissa, sähköposteissa tai taulukoissa. Käyttäjät kehittävät kiertotapoja prosessien puutteiden korvaamiseksi.
Tekoäly voi auttaa prosessien automatisoinnissa ja optimoinnissa, mutta se toimii parhaiten, kun taustalla oleva toimintatapa on standardoitu. Epäjohdonmukaiset prosessit johtavat väistämättä epäjohdonmukaisiin tuloksiin.
- Puhtaat tiedot, paremmat päätökset
Tekoäly perustuu luotettaviin tietoihin.
NetSuite-järjestelmässä yleisiä haasteita ovat usein seuraavat:
- Asiakas- ja toimittajatietueiden kaksoiskappaleet
- Tuotteet, joilla ei ole asianmukaista luokitusta
- Osastojen, luokkien ja sijaintien epäjohdonmukainen käyttö
- Tilinpäätösluokituksen epäjohdonmukaisuudet tytäryhtiöissä
- Puuttuvat tai puutteelliset perustiedot
Erityisesti OneWorld-ympäristöissä tietojen laatu on ratkaisevan tärkeää raportoinnin, ennustamisen, automaation ja päätöksenteon tuen kannalta.
Keskitytään seuraavien osa-alueiden laadun parantamiseen:
- Asiakkaat
- Myyjät
- Tuotteet
- Tilikartta
- Mitat ja luokitukset
Tekoäly voi auttaa tunnistamaan tietojen laatuun liittyviä ongelmia, mutta suositusten ja johtopäätösten laatu riippuu aina taustalla olevien tietojen laadusta.
- Määritä selkeät vastuualueet
Kuka omistaa tietosi ja käsittelee niitä?
Monet organisaatiot kohtaavat vaikeuksia, koska vastuunjako on epäselvä. Tietojen laatu heikkenee, prosessit muuttuvat ajan myötä, eikä kukaan ole vastuussa jatkuvasta parantamisesta.
Tekoäly ei ratkaise omistajuuteen liittyviä haasteita – se paljastaa ne.
Kun käyttäjät alkavat kyseenalaistaa tekoälyn tuottamia suosituksia, organisaatiot huomaavat nopeasti, onko tietojen, liiketoimintasääntöjen ja prosessipäätösten vastuukysymykset selkeästi määritelty. Menestyksellinen tekoäly edellyttää vahvaa hallintoa, selkeää vastuuvelvollisuutta ja sitoutumista jatkuvaan parantamiseen.
- Tuo työ takaisin NetSuiteen
Yksi yleisimmistä havainnoista, joita teen NetSuite-ympäristöjä tarkastellessani, on se, kuinka paljon liiketoiminnan kannalta kriittistä tietoa on edelleen ERP-järjestelmän ulkopuolella.
Laskentataulukot, sähköpostiketjut, offline-raportit ja erilliset työkalut muodostavat usein rinnakkaisia järjestelmiä, joiden tietoja NetSuite ei voi hyödyntää.
Etsi alueita, joilla keskeisiä toimintoja tapahtuu edelleen alustan ulkopuolella:
- Taulukkolaskentaohjelmaan perustuva raportointi
- Sähköpostin kautta tapahtuvat hyväksynnät
- Varastoseuranta offline-tilassa
- Manuaaliset konsolidoinnit
- Yksittäisten käyttäjien ylläpitämät varajärjestelmät
Tekoäly voi luoda arvoa vain sen tiedon perusteella, johon sillä on pääsy. Mitä enemmän liiketoimintaa NetSuite-järjestelmässä tapahtuu, sitä kattavammiksi ja luotettavammiksi operatiiviset tietosi muuttuvat – ja sitä enemmän arvoa tekoäly voi tuottaa.
- Mittaa ennen kuin ryhdyt parantamaan
Ennen tekoälyn käyttöönottoa on määritettävä lähtötilanne.
Selvitä nykyinen suorituskykysi mittaamalla seuraavia asioita:
- Laskujen käsittelyajat
- Hyväksymisprosessin kestoajat
- Ennusteiden tarkkuus
- Käsityö
- Raportointiajat
NetSuite tarjoaa jo nyt tehokkaita toimintoja, kuten tallennetut haut, SuiteAnalytics, KPI:t ja työkirjat, joiden avulla organisaatiot voivat mitata ja seurata näitä mittareita. Ilman vertailukohtaa on vaikea määrittää, parantaako tekoäly todella suorituskykyä vai lisääkö se vain monimutkaisuutta.
Rakenna ensin perusta
23 vuoden kokemuksen perusteella automaatio- ja ERP-järjestelmien parissa olen oppinut, että parhaita tuloksia saavuttavat organisaatiot ovat harvoin niitä, jotka ryntäävät ensimmäisinä hankkimaan uusinta teknologiaa.
Juuri he rakentavat vankan perustan. Oracle NetSuite -asiakkaille tämä perusta on jo valmiina alustan sisällä. Ominaisuudet kuten Bill Capture, AP Automation, Text Enhance, SuiteAnalytics ja uudet tekoälytoiminnot voivat tuoda merkittävää lisäarvoa. Pelkkä teknologia ei kuitenkaan riitä.
Onnistunut tekoälyn käyttöönotto alkaa jo kauan ennen ensimmäisen tekoälytyökalun käyttöönottoa. Se alkaa standardoiduista prosesseista, luotettavista tiedoista, selkeästä vastuunjaosta sekä NetSuite-ympäristöstä, jota ihmiset todella käyttävät virallisena tietojärjestelmänä.
Sen opin ensimmäisestä automaatioprojektistani 23 vuotta sitten.
Ja se pätee edelleen tänäkin päivänä.
Uusimmat blogikirjoitukset
Lue lisää Miksi tekoäly lisää Oracle NetSuiten merkitystä sen sijaan, että vähentäisi sitä
Ilman luotettavia ERP-tietoja ja selkeästi määriteltyjä prosesseja tekoäly ei pysty tuottamaan luotettavia analyyseja tai merkityksellistä automaatiota.
Lue lisää 5 kysymystä, jotka kannattaa esittää ennen NetSuite-toteutuskumppanin valitsemista
Oikean NetSuite-toteutuskumppanin valinta on yksi ERP-projektin tärkeimmistä päätöksistä.
Lue lisää Enemmän kuin pelkkä toimittaja: miksi kasvuyritykset valitsevat pitkäaikaisen NetSuite-kumppanin
Kun yritykset investoivat ERP-järjestelmään, keskustelu keskittyy usein aikatauluihin, budjetteihin ja käyttöönottopäivään. Kasvuyrityksille todellinen arvo syntyy kuitenkin