Miksi tekoäly tekee Oracle NetSuitesta entistäkin tärkeämmän
23 vuotta sitten johdin ensimmäistä automaatioprojektiani: Vendor Bill Scan & Capture. Tuolloin tavoite oli yksinkertainen: vähentää manuaalista työtä, parantaa tietojen laatua ja tehostaa prosesseja. Siitä lähtien olen työskennellyt yli kahden vuosikymmenen ajan ERP -järjestelmien käyttöönottojen ja liiketoimintaprosessien parantamisen parissa sekä auttanut organisaatioita saamaan enemmän arvoa ERP -investoinneistaan.
Kirjoittanut Ingvild Sundt
Teknologia on kehittynyt huimasti OCR-tekniikasta ja työnkulun automaatiosta koneoppimisen kautta nykyiseen tekoälyyn.
Yksi asia ei kuitenkaan ole muuttunut:
Teknologia yksin ratkaisee liiketoiminnan haasteita harvoin.
Monet Oracle NetSuite -asiakkaat tutkivat parhaillaan, kuinka tekoäly voi parantaa tehokkuutta, automatisoida rutiineja ja tukea parempaa päätöksentekoa. Mahdollisuudet ovat merkittävät, sillä yhä useammat tekoälyominaisuudet, kuten Text Enhance, Bill Capture, ostoreskontra-automaatio ja muut innovaatiot, ovat saatavilla.
Ennen tekoälyn käyttöönottoa on kuitenkin esitettävä tärkeämpi kysymys:
Onko NetSuite-ympäristösi valmis tekoälylle?
Kokemukseni mukaan onnistuminen tekoälyn hyödyntämisessä riippuu vähemmän itse teknologiasta ja enemmän prosessien laadusta, tiedonhallinnasta, ohjauksesta sekä siitä, kuinka tehokkaasti NetSuitea käytetään jo tänään.
Jos valmistelisin yritystä tekoälyn käyttöönottoon, keskittyisin aluksi seuraaviin viiteen osa-alueeseen.
- Yhtenäistä prosessit ennen automaatiota
Tekoäly tuo eniten arvoa silloin, kun prosessit ovat yhdenmukaisia ja toistettavia. NetSuite-asiakkaille tämä tarkoittaa keskeisten liiketoimintaprosessien tarkastelua:
- Hankinnasta maksuun (Procure-to-Pay)
- Tilauksesta laskutukseen (Order-to-Cash)
- Kirjanpidosta raportointiin (Record-to-Report)
- Varastonhallinta
Monissa ERP -ympäristöissä sama prosessi toteutetaan usein eri tavoin eri osastoissa, liiketoimintayksiköissä tai tytäryhtiöissä. Hyväksynnät voivat tapahtua työnkulkuissa, sähköposteissa tai taulukoissa. Käyttäjät kehittävät kiertotapoja prosessien puutteiden korvaamiseksi.
Tekoäly auttaa automatisoimaan ja optimoimaan prosesseja, mutta se toimii parhaiten, kun taustalla oleva toimintatapa on vakioitu. Epäyhtenäiset prosessit johtavat väistämättä epäyhtenäisiin tuloksiin.
- Puhdasta dataa, parempia päätöksiä
Tekoäly edellyttää luotettavaa dataa.
NetSuitessa tyypillisiä haasteita ovat usein:
- Kahdentuneet asiakas- ja toimittajatietoelueet
- Nimikkeet ilman asianmukaisia luokituksia
- Osastojen, luokkien ja toimipaikkojen epäyhtenäinen käyttö
- Tytäryhtiöiden väliset erot tilikartoissa
- Puuttuvat tai vajavaiset perustiedot
Erityisesti OneWorld-ympäristöissä tiedon laatu on ratkaisevan tärkeää raportoinnin, ennustamisen, automaation ja päätöksenteon tuen kannalta.
Keskity seuraavien osa-alueiden laadun parantamiseen:
- Asiakkaat
- Toimittajat
- Nimikkeet
- Tilikartta
- Dimensiot ja luokittelut
Tekoäly voi auttaa havaitsemaan tiedon laatuongelmia, mutta suositusten ja oivallusten laatu riippuu aina taustalla olevien tietojen laadusta.
- Määritä selkeä vastuuhenkilö
Kuka vastaa tiedoistasi ja prosesseistasi?
Monissa organisaatioissa on haasteita, koska vastuut ovat epäselviä. Tiedon laatu heikkenee, prosessit ajautuvat sivuraiteille ajan myötä, eikä kukaan vastaa jatkuvasta kehityksestä.
Tekoäly ei ratkaise omistajuushaasteita – se tuo ne päivänvaloon.
Kun käyttäjät alkavat kyseenalaistaa tekoälyn tuottamia suosituksia, organisaatioissa huomataan nopeasti, onko tiedoille, liiketoimintasäännöille ja prosessipäätöksille olemassa selkeää omistajuutta. Onnistunut tekoälyn hyödyntäminen edellyttää vahvaa hallintaa, selkeää vastuunottoa ja sitoutumista jatkuvaan kehittämiseen.
- Tuo työ takaisin NetSuiteen
Yksi yleisimmistä havainnoista, joita teen NetSuite-ympäristöjä tarkastellessani, on se, kuinka paljon liiketoiminnan kannalta kriittistä tietoa on edelleen ERP -järjestelmän ulkopuolella.
Taulukkolaskentaohjelmat, sähköpostiketjut, erilliset raportit ja irralliset työkalut muodostavat usein rinnakkaisjärjestelmiä, jotka sisältävät tietoa, jota NetSuitesta ei löydy.
Etsi alueita, joilla keskeisiä toimintoja tehdään yhä alustan ulkopuolella:
- Taulukkolaskentaan perustuva raportointi
- Sähköpostitse hoidettavat hyväksynnät
- Erillinen varastonseuranta
- Manuaaliset konsolidoinnit
- Yksittäisten käyttäjien ylläpitämät varjojärjestelmät
Tekoäly voi luoda arvoa vain siitä tiedosta, johon sillä on pääsy. Mitä enemmän liiketoimintaa tapahtuu NetSuitessa, sitä kattavammiksi ja luotettavammiksi operatiiviset tiedot muuttuvat – ja sitä enemmän arvoa tekoäly pystyy tuottamaan.
- Mittaa ennen kuin kehität
Määritä lähtötaso ennen tekoälyn käyttöönottoa.
Hahmota nykyinen suorituskykysi mittaamalla seuraavia:
- Laskujen käsittelyajat
- Hyväksyntäkiertojen ajat
- Ennusteiden tarkkuus
- Manuaalinen työ
- Raportoinnin läpimenoajat
NetSuite tarjoaa jo valmiiksi tehokkaita työkaluja, kuten Saved Searches, SuiteAnalytics, KPI:t ja Workbooks, joiden avulla organisaatiot voivat mitata ja seurata näitä mittareita. Ilman vertailupohjaa on vaikea arvioida, parantaako tekoäly todella suorituskykyä vai tuottaako se vain lisää monimutkaisuutta.
Luo perusta ensin
23 vuoden kokemuksen perusteella automaatio- ja ERP -järjestelmien parissa olen oppinut, että parhaita tuloksia saavuttavat organisaatiot ovat harvoin niitä, jotka pyrkivät ensimmäisinä hankkimaan uusinta teknologiaa.
He luovat vahvan perustan toiminnalleen. Oracle NetSuite -asiakkaille tämä perusta on jo valmiiksi olemassa alustalla. Ominaisuudet kuten Bill Capture, AP Automation, Text Enhance, SuiteAnalytics ja uudet tekoälytoiminnot voivat tuottaa merkittävää lisäarvoa. Pelkkä teknologia ei kuitenkaan riitä.
Onnistunut tekoälyn hyödyntäminen alkaa kauan ennen ensimmäisen tekoälytyökalun käyttöönottoa. Se alkaa yhtenäisistä prosesseista, luotettavasta datasta, selkeästä vastuunjaosta ja NetSuite-ympäristöstä, jota tosiasiallisesti käytetään järjestelmän pääasiallisena tietolähteenä.
Sen ensimmäinen automaatioprojektini opetti minulle 23 vuotta sitten.
Ja se pitää paikkansa edelleen.
Viimeisimmät blogikirjoitukset
Lue lisää Miksi tekoäly tekee Oracle NetSuitesta entistäkin tärkeämmän
Ilman luotettavaa ERP-dataa ja tarkasti määriteltyjä prosesseja tekoäly ei voi tuottaa luotettavia oivalluksia tai merkityksellistä automaatiota.
Lue lisää 5 kysymystä, jotka kannattaa esittää ennen NetSuite-kumppanin valintaa
Oikean NetSuite-kumppanin valinta on yksi ERP-projektin tärkeimmistä päätöksistä.
Lue lisää Enemmän kuin toimittaja: Miksi kasvuyritykset valitsevat pitkäaikaisen NetSuite-kumppanin
Kun yritykset investoivat ERP-järjestelmään, keskustelu pyörii usein aikataulujen, budjettien ja käyttöönottoajankohdan ympärillä. Kasvuyrityksille todellinen arvo kuitenkin syntyy