Varför AI gör Oracle ännu viktigare, inte mindre viktigt
För tjugotre år sedan ledde jag mitt första automatiseringsprojekt: ”Vendor Bill Scan & Capture”. Målet var då enkelt: att minska det manuella arbetet, förbättra datakvaliteten och effektivisera processerna. Sedan dess har jag ägnat mer än två decennier åt att arbeta med ERP-implementeringar, förbättring av affärsprocesser och att hjälpa organisationer att få ut mer värde av sina ERP-investeringar.
Av Ingvild Sundt
Tekniken har utvecklats dramatiskt, från OCR och automatisering av arbetsflöden till maskininlärning och nu AI.
Men en sak har inte förändrats:
Tekniken i sig räcker sällan för att lösa affärsutmaningar.
Idag undersöker många Oracle hur AI kan öka effektiviteten, automatisera arbetsuppgifter och support beslutsfattandet. Och i och med att funktioner som Text Enhance, Bill Capture, AP Automation och andra AI-drivna innovationer blir alltmer tillgängliga är möjligheterna betydande.
Men innan man inför AI finns det en ännu viktigare fråga:
Är din NetSuite-miljö redo för AI?
Enligt min erfarenhet beror framgången med AI mindre på själva tekniken och mer på kvaliteten på processer, data och styrning, samt på hur effektivt NetSuite används idag.
Om jag skulle förbereda ett företag för AI skulle jag i första hand fokusera på fem områden.
- Standardisera innan du automatiserar
AI ger störst värde när processerna är enhetliga och repeterbara. För NetSuite-kunder innebär detta att man ser över centrala affärsprocesser såsom:
- Från inköp till betalning
- Order-to-Cash
- Från registrering till rapportering
- Lagerhantering
I många ERP-miljöer genomförs ofta samma process på olika sätt inom olika avdelningar, affärsenheter eller dotterbolag. Godkännanden kan ske via arbetsflöden, e-post eller kalkylblad. Användarna tar fram tillfälliga lösningar för att kompensera för brister i processerna.
AI kan bidra till att automatisera och optimera processer, men fungerar bäst när det underliggande arbetssättet är standardiserat. Inkonsekventa processer leder oundvikligen till inkonsekventa resultat.
- Ren data, bättre beslut
AI är beroende av tillförlitliga data.
I NetSuite är vanliga utmaningar ofta följande:
- Dubbletter av kund- och leverantörsposter
- Varor utan korrekt klassificering
- Inkonsekvent användning av avdelningar, klasser och platser
- Avvikelser i kontoplanen mellan dotterbolagen
- Saknade eller ofullständiga stamuppgifter
Särskilt i OneWorld-miljöer är datakvaliteten avgörande för rapportering, prognoser, automatisering och support.
Fokusera på att förbättra kvaliteten på:
- Kunder
- Säljare
- Artiklar
- Kontoplan
- Mått och klassificeringar
AI kan hjälpa till att identifiera problem med datakvaliteten, men kvaliteten på rekommendationerna och insikterna kommer alltid att bero på kvaliteten på de underliggande uppgifterna.
- Fastställa tydligt ägarskap
Vem äger dina uppgifter och hanterar dem?
Många organisationer har svårt att fungera eftersom ansvarsfördelningen är oklar. Datakvaliteten försämras, processerna avviker från sin ursprungliga utformning med tiden och ingen tar ansvar för det kontinuerliga förbättringsarbetet.
AI löser inte ägarfrågorna – den blottlägger dem.
När användarna börjar ifrågasätta AI-genererade rekommendationer blir det snabbt tydligt för organisationerna om det finns ett klart ansvar för data, affärsregler och processbeslut. Framgångsrik AI kräver stark styrning, tydligt ansvar och ett engagemang för kontinuerlig förbättring.
- Få tillbaka arbetet till NetSuite
En av de vanligaste iakttagelserna jag gör när jag granskar NetSuite-miljöer är hur mycket affärskritisk information som fortfarande finns utanför ERP-systemet.
Kalkylblad, e-postkedjor, offline-rapporter och verktyg som inte är integrerade blir ofta parallella system som innehåller information som inte är tillgänglig för NetSuite.
Leta efter områden där viktiga aktiviteter fortfarande sker utanför plattformen:
- Rapportering med hjälp av kalkylblad
- Godkännanden via e-post
- Lageruppföljning offline
- Manuella konsolideringar
- Skuggsystem som underhålls av enskilda användare
AI kan endast skapa värde utifrån den information den har tillgång till. Ju mer affärsverksamhet som sker i NetSuite, desto mer fullständiga och tillförlitliga blir dina operativa data – och desto större värde kan AI leverera.
- Mät innan du förbättrar
Innan du inför AI bör du fastställa ett utgångsvärde.
Få en överblick över din nuvarande prestation genom att mäta:
- Handläggningstider för fakturor
- Handläggningstider för godkännanden
- Prognosens noggrannhet
- Manuellt arbete
- Rapportering av ledtider
NetSuite erbjuder redan kraftfulla funktioner genom sparade sökningar, SuiteAnalytics, nyckeltal och arbetsböcker som kan hjälpa organisationer att mäta och övervaka dessa nyckeltal. Utan en referensnivå blir det svårt att avgöra om AI verkligen förbättrar prestandan eller om det bara ökar komplexiteten.
Lägg grunden först
Efter 23 års arbete med automatisering och ERP-system har jag lärt mig att de organisationer som uppnår de bästa resultaten sällan är de som först och främst jagar den allra senaste tekniken.
Det är de som lägger en solid grund. För Oracle finns den grunden redan inbyggd i plattformen. Funktioner som Bill Capture, AP Automation, Text Enhance, SuiteAnalytics och nya AI-funktioner kan ge ett betydande mervärde. Men tekniken i sig räcker inte.
En framgångsrik AI-satsning börjar långt innan det första AI-verktyget tas i bruk. Den bygger på standardiserade processer, tillförlitliga data, tydligt ansvar och en NetSuite-miljö som medarbetarna faktiskt använder som huvuddatabas.
Det var vad jag lärde mig av mitt första automatiseringsprojekt för 23 år sedan.
Och det gäller fortfarande idag.
Senaste blogginläggen
Läs mer Varför AI gör Oracle ännu viktigare, inte mindre viktigt
Utan tillförlitliga ERP-data och väldefinierade processer kan AI inte ge tillförlitliga insikter eller meningsfull automatisering.
Läs mer 5 frågor du bör ställa innan du väljer en NetSuite-implementeringspartner
Att välja rätt implementeringspartner för NetSuite är ett av de viktigaste besluten i ett ERP-projekt.
Läs mer Mer än en leverantör: Varför tillväxtföretag väljer en långsiktig NetSuite-partner
När företag investerar i ERP handlar diskussionen ofta om tidsplaner, budgetar och lanseringsdatum. Men för tillväxtföretag är det verkliga värdet något annat.