Olennaisesti parempi päivitys – yllättävän kivuttomasti
Harva yritys hyppii riemusta ohjelmistopäivityksen edessä… mutta se harvoin on pelkkää huonoa uutista. SensoNor AS:n logistiikkapäällikkö Dag Tore Wiulsrød kertoo kokemuksistaan siirtymisestä IFS:n uusimpaan versioon ja avaa tekijöitä, jotka varmistivat sujuvan siirtymän…
Kirjoittanut SensoNor AS:n logistiikkapäällikkö Dag Tore Wiulsrød.
Julkaistu alun perin osoitteessa blog.ifs.com 2.6.2021.
Useimpien valmistusalan yritysten tavoin joudumme tasapainottamaan investointiprioriteetteja. Suoraan sanottuna säännölliset järjestelmäpäivitykset eivät valitettavasti voi aina olla listan kärjessä. Kun ratkaisu toimii hyvin ja siitä on tullut liiketoiminnan kannalta kriittinen, harva haluaa kiirehtiä päivitysten kanssa – ja ottaa samalla riskiä liiketoiminnan häiriöistä – jos nykyiset tarpeet täyttyvät mainiosti. Tällä on tietysti hintansa: jossain vaiheessa järjestelmän elinkaari tulee päätökseen, eikä sille enää tarjota tukea. SensoNor oli tasan tarkkaan tämän tilanteen edessä.
Tarkka valmistus varmistaa tulevan kasvun
Yrityksemme suunnittelee ja valmistaa erittäin tarkkoja taktisluokan gyrosensoreita, gyromoduuleja ja inertiaalisia mittausyksiköitä (IMU) vaativiin puolustus-, teollisuus-, ilmailu- ja kaupallisen alan sovelluksiin. Norjassa sijaitsevalla tehtaallamme valmistetaan piikiekkoja MEMS-gyrokomponentteja (Micro-Electromechanical System) varten. Tuotteiden luotettavuuden maksimoimiseksi (vikatilastojemme osuus on alle 0,1 ppm!) teemme myös kaiken kokoonpanon, testauksen ja kalibroinnin itse.
Tämän tukena olemme käyttäneet IFS Applications -järjestelmää vuodesta 1997 lähtien. Edellisestä järjestelmäpäivityksestämme (versioon 7.5) oli kuitenkin kulunut jo vuosikymmen. Sen jälkeen olimme jatkaneet järjestelmän käyttöä sellaisenaan. Version tuki oli kuitenkin päättymässä, ja viisivuotissuunnitelmamme ennakoi merkittävää liiketoiminnan kasvua, joka edellyttäisi uusimpia ohjelmisto-ominaisuuksia. Tiesimme, että meidän oli toimittava, ja vaihtoehtojemme arvioinnin jälkeen päätimme jatkaa IFS:n käyttöä päivittämällä järjestelmän.
IFS oli jo osoittautunut yrityksellemme ja monimutkaiselle tuotannollemme parhaiten sopivaksi järjestelmäksi. Keskusteltuamme muiden saman alan yritysten kanssa oli selvää, että IFS tarjoaa vähintään yhtä hyvät tai paremmat ominaisuudet, mutta sitä on paljon helpompi ottaa käyttöön, konfiguroida ja käyttää.
Käyttöönotto: yllättävän kivuton matka
Vaikka päivitystarjous näytti paperilla houkuttelevalta, pelkäsimme käyttöönoton vievän valtavasti resursseja. Olimme huolissamme siitä, kuinka kauan projekti kestäisi, aiheuttaisiko se häiriöitä liiketoiminnalle, mitkä olisivat projektin kokonaiskustannukset ja olisiko ilmassa pienikään epäonnistumisen riski. Toisaalta tiesimme, että projekti oli pakko viedä läpi, etenkin kun tietoturva- ja vaatimustenmukaisuuskysymykset häämöttävät tulevaisuudessa.
Keväällä 2020 valitsimme IFS-kumppaniksemme Addovatin, ja työt aloitettiin syyskuussa. Teimme kiistatta erinomaisen valinnan – emme olisi selviytyneet päivityksestä ilman heitä.
Päivityksen tekninen osuus sujui yllättävän hyvin. Vaikka jouduimme käymään läpi useita väliversioita, prosessi kesti vain pari viikkoa – huomattavasti vähemmän työtä kuin edellinen päivitys vuosikymmen aiemmin. IFS:n tapa toteuttaa päivitysprojekteja nykyään on paljon standardoidumpi. Pandemiasta ja rajoituksista huolimatta koronatilanne ei oikeastaan vaikuttanut prosessiin. Siirryimme käyttämään uutta järjestelmää 6. tammikuuta 2021, ja se kattaa taloushallinnon, toimitusketjun, hankinnan, projektien hallinnan, tuotannon, kunnossapidon, laadunhallinnan ja HR-moduulit.
Vaikutukset liiketoimintaan – mitä olemme nähneet tähän mennessä
Sensonor on aiemmin käyttänyt useita paikallisesti kehitettyjä IT-ratkaisuja ja -työkaluja, mutta niitä ei ole koskaan integroitu ERP-järjestelmään. Esimerkiksi materiaaliresurssisuunnittelumme (MRP) perustui siihen, että poimimme tietoja aiemmasta IFS-järjestelmästä ja käytimme niitä omassa työkalussamme. Tuolloin IFS-järjestelmästä ei löytynyt juuri niitä MRP-toimintojen tarkennuksia, joita tarvitsimme.
Uusien suunnittelumoduulien ansiosta voimme nyt käyttää järjestelmää suoraan sekä MRP:ssä että tuotannon suunnittelussa, minkä lisäksi voimme integroida vanhat työkalumme mukaan. Käytössämme on myös arvokkaita uusia ominaisuuksia, joita hyödynnämme myöhemmissä vaiheissa.
Tähän mennessä merkittävin liiketoimintahyöty on nähty uusimmassa IFS Finance -moduulissa. Se on helppokäyttöisempi ja tehokkaampi kuin oma sisäinen ratkaisumme. Olemme siirtyneet manuaalisesta tietojen syötöstä automatisoituun, meillä on käytössämme tehokas haku ja ajamme raportteja suoraan IFS:ssä erillisten taulukkolaskentojen sijaan. Tämä on parantanut taloushallinnon tuottavuutta merkittävästi.
Käyttäjät omaksuivat uuden järjestelmän lähes heti ja kertoivat sen olevan helppokäyttöinen ja intuitiivinen. Vaikka osa toiminnoista on uusia, perusasiat ovat pysyneet tutuina ja ovat helposti sovellettavissa. Järjestämämme työpajat helpottivat myös siirtymää.
Suunnitteletko päivitystä?
Kenelle tahansa vastaavaa isoa IFS-päivitystä harkitsevalle antaisin seuraavat neuvot. Ensinnäkin: panostakaa testaukseen, jotta olette kunnolla valmistautuneita. Me käytimme siihen lähes kaksi ja puoli kuukautta, ja aika oli investoitu viisaasti – testata ei voi koskaan liikaa.
Toiseksi, tekninen osuus ei ole niin pelottava tai monimutkainen kuin ehkä luulet. Meillä ei ollut lainkaan merkittäviä ongelmia. Kolmanneksi, etsikää ja ottakaa mukaan kokenut ja pätevä IFS-kumppani. He auttavat varmistamaan, että aikataulut pitävät ja projekti pysyy raiteillaan, sekä tuovat mukanaan erityisosaamista tarvittavista moduuleista ja toiminnoista.
Yksi asia vielä: pyrkikää aina pitämään räätälöinnit minimissään. IFS:n ensimmäisestä käyttöönotosta lähtien olemme pitäneet huolen siitä, että ydinjärjestelmä pysyy vakiona. Näin olemme välttyneet ylimääräisiltä monimutkaisuuksilta ja kustannuksilta, joita siitä voi aiheutua, erityisesti päivitysten yhteydessä.
Katse kohti kasvua
Liikevaihtomme kasvaessa vuosi vuodelta myös tuotevalikoimamme laajenee. Tämä kasvava monimutkaisuus vaatii entistä kehittyneempiä ja standardoidumpia tuotannonohjauksen, materiaalisuunnittelun, hankinnan ja logistiikan valmiuksia, jotka meillä on nyt päivityksen ansiosta käytössämme. Saamme myös paremman hallinnan ja näkyvyyden asiakkaiden palvelemiseen tehokkaasti ja kilpailukykyisesti. Materiaalisuunnittelun, tuotannonohjauksen ja taloushallinnon parempi integraatio johtaa varmasti kustannussäästöihin sekä nykyistä tarkempaan näkyvyyteen ja raportointiin toiminnoistamme.
Lopuksi tiedämme, että kyky luoda ja seurata keskeisiä suorituskykymittareita (KPI) yksityiskohtaisen raportoinnin avulla tarjoaa paremman kokonaiskuvan liiketoiminnastamme. Koska kyseessä on ratkaisu, joka toimii tehokkaasti heti ilman suuria räätälöintejä, IFS:n moduulipohjainen lähestymistapa on mielestäni ihanteellinen yrityksille, jotka tarvitsevat laajoja toimintoja ja haluavat tuottaa arvoa nopeasti. Jos käytät vanhempaa IFS-versiota, älä viivyttele. Aloita päivityksen suunnittelu jo tänään.
Tietoa kirjoittajasta:
Dag Tore Wiulsrød on SensoNor AS:n logistiikkapäällikkö. Hän on työskennellyt Sensonorin logistiikan ja hankinnan parissa vuodesta 1992 lähtien ja hänellä on 24 vuoden kokemus IFS:n käytöstä logistiikan hallinnassa.