Viktig oppgradering – overraskende smertefri
Få selskaper jubler ved tanken på å oppgradere programvare ... men det er ikke bare dårlige nyheter. Dag Tore Wiulsrød, logistikkansvarlig i Sensonor AS, deler sine erfaringer med å oppgradere til den nyeste IFS-versjonen, inkludert faktorene som bidro til å sikre en smidig overgang ...
Skrevet av Dag Tore Wiulsrød, logistikkansvarlig i Sensonor AS.
Først publisert på blog.ifs.com, 02.06.2021.
Som de fleste produksjonsbedrifter må vi balansere ulike investeringsprioriteter. La oss være ærlige: Det å investere i jevnlige oppgraderinger står dessverre ikke alltid øverst på prioriteringslista. Når en løsning fungerer godt og er blitt forretningskritisk, er det sjelden stor vilje til å kaste seg ut i oppgraderinger – med tilhørende risiko for driftsforstyrrelser – så lenge de daglige behovene blir dekket. Det har naturligvis en pris. Før eller siden når en systemversjon end-of-life og vil ikke lenger ha support. Det var akkurat denne situasjonen Sensonor sto overfor.
Presisjonsproduksjon sikrer fremtidig vekst
Vi designer og produserer høypresise, taktikklare gyrosensorer, gyromoduler og treghetsmåleenheter (IMU-er) for krevende bruksområder innen forsvar, industri, fly/romfart og det kommersielle markedet. Vi holder til i Norge, der vi drifter vårt eget produksjonsanlegg for silisiumskiver (wafere) med mikroelektromekaniske systemer (MEMS-gyroer). For å maksimere produktpåliteligheten (feilraten vår er på under 0,1 ppm!) utfører vi også all montering, testing og kalibrering internt.
For å støtte opp om dette har vi brukt IFS Applications siden 1997, men vår forrige systemoppgradering (til versjon 7.5) lå et tiår tilbake i tid. Siden den gang har vi brukt systemet uendret med gode resultater. Versjonen nådde imidlertid slutten for sin supportperiode, og vår femårsplan la opp til en betydelig vekst som krevde den nyeste programvarefunksjonaliteten. Vi innså at vi måtte handle, og etter å ha vurdert ulike alternativer, falt valget på å oppgradere og fortsette med IFS.
IFS hadde allerede vist seg å være det best egnede systemet for selskapet vårt og vår kompleks produksjon. Da vi snakket med bransjekolleger som brukte andre løsninger, var det tydelig at IFS leverer tilsvarende eller bedre funksjonalitet, samtidig som det er langt enklere å implementere, konfigurere og bruke.
Implementering: en overraskende smertefri reise
Til tross for et attraktivt oppgraderingstilbud på papiret fryktet vi at implementeringen ville legge beslag på mye ressurser. Vi var bekymret for tidsbruk, potensielle driftsforstyrrelser, de samlede kostnadene ved prosjektet og den lille risikoen for at det kunne feile. På den annen side visste vi at vi måtte legge ut på denne reisen, ikke minst fordi utfordringer knyttet til sikkerhet og etterlevelse nærmet seg.
Våren 2020 valgte vi IFS-partneren vår, Addovation, og startet arbeidet i september. Det er ingen tvil om at vi gjorde et utmerket valg – vi kunne ikke ha gjennomført denne oppgraderingen uten dem.
Den tekniske delen av oppgraderingen gikk overraskende bra. Selv om vi måtte gjennom flere delversjoner underveis, tok det bare et par uker – langt mindre arbeid enn forrige oppgradering for ti år siden. Måten IFS gjennomfører oppgraderingsprosjekter på i dag, er langt mer standardisert. Til tross for pandemien og restriksjoner var det liten påvirkning fra covid. Vi gikk live den 6. januar 2021 med moduler for økonomi, forsyningskjede, innkjøp, prosjekt, produksjon, vedlikehold, kvalitetsstyring og HR.
Forretningsmessige effekter – det vi har sett så langt
Sensonor har historisk sett vært avhengig av flere lokalt utviklede IT-løsninger og -verktøy, men disse har aldri blitt integrert med ERP For eksempel var vår materialressursplanlegging (MRP) avhengig av å hente ut data fra det tidligere IFS-systemet og bruke dem i vårt eget verktøy. På den tiden var ikke de spesifikke MRP-forbedringene vi trengte tilgjengelige i IFS.
De nye planleggingsmodulene betyr nå at vi kan bruke systemet direkte til MRP så vel som til produksjonsplanlegging, med mulighet for å integrere våre eldre verktøy. Vi har også fått tilgang til verdifull ny funksjonalitet som vi kan ta i bruk i senere faser.
Til å begynne med er den største forretningsmessige gevinsten vi har sett, knyttet til den nyeste IFS Finance-modulen. Den er enklere i bruk og mer effektiv enn vår egen internt utviklede løsning. Vi har gått fra manuell til automatisert dataregistrering, har kraftige søkefunksjoner og kjører rapporter direkte i IFS i stedet for i regneark. Det har gitt en markant økning i den finansielle produktiviteten.
Brukerne fant seg til rette i det nye systemet nesten umiddelbart, og meldte om en enklere hverdag med intuitive grensesnitt. Selv om noe funksjonalitet er ny, er det grunnleggende rammeverket gjenkjennelig og enkelt å ta i bruk. Vi holdt også noen workshops som gjorde overgangen enklere.
Planlegger du en oppgradering?
For andre som vurderer en lignende større oppgradering i IFS, vil jeg gi følgende råd. For det første: Sett av tid til testing for å være godt forberedt. Vi brukte nesten 2 ½ måned, og det var tid well spent – du kan aldri teste for mye.
For det andre er ikke det tekniske elementet så skummelt eller krevende som man kanskje tror. I vårt tilfelle opplevde vi ingen vesentlige problemer overhodet. For det tredje: Finn og engasjer en erfaren og kompetent IFS-partner. De bidrar til å sikre at frister overholdes og at prosjektet holder seg på sporet, samtidig som de gir spesialistkompetanse på modulene og funksjonaliteten du trenger.
En annen observasjon: prøv alltid å holde tilpasningene på et minimum. Siden vi først tok i bruk IFS, har vi vært nøye med å holde kjernesystemet standard, slik at vi unngår ekstra kompleksitet og kostnader som det kan føre med seg, spesielt i forbindelse med oppgraderinger.
Ser frem til vekst
Ettersom omsetningen vår øker år for år, vokser også produktporteføljen vår i takt med dette. Denne økte kompleksiteten krever mer sofistikerte og standardiserte funksjoner for produksjonsplanlegging, materialplanlegging, innkjøp og logistikk, noe vi nå har fått som et resultat av oppgraderingen. Det vil også gi oss bedre kontroll og oversikt for å betjene kunder effektivt og konkurransedyktig. Bedre integrasjon mellom materialplanlegging, produksjonsplanlegging og økonomi vil garantert føre til kostnadsbesparelser og mer nøyaktig oversikt og rapportering over driften.
Til slutt vet vi at muligheten til å opprette og spore nøkkeltall med detaljert rapportering vil gi en bedre helhetsoversikt over virksomheten vår. Med tanke på at det er en løsning som fungerer effektivt rett ut av esken, tror jeg den modulbaserte tilnærmingen fra IFS er ideell for selskaper som trenger omfattende funksjonalitet og raskt ønsker å levere verdi. Hvis du bruker en eldre IFS-versjon, ikke nøl. Start planleggingen av oppgraderingen i dag.
Om forfatteren:
Dag Tore Wiulsrød er logistikkansvarlig hos SensoNor AS. Han har jobbet med logistikk og innkjøp hos SensoNor siden 1992 og har 24 års erfaring med bruk av IFS innen logistikkstyring.