Viktig uppgradering, förvånansvärt smärtfri
Få företag jublar vid tanken på att uppgradera sin programvara… men det är inte alltid en dålig nyhet. Dag Tore Wiulsrød, logistikchef på Sensonor AS, delar med sig av sin erfarenhet av att uppgradera till den senaste IFS-versionen, inklusive de faktorer som bidrog till en smidig övergång…
Skriven av Dag Tore Wiulsrød, logistikchef på SensoNor AS.
Publicerades först på blog.ifs.com, 2021-06-02.
Som de flesta tillverkningsföretag måste vi balansera våra investeringsprioriteter mellan varandra. Om vi ska vara helt ärliga står regelbundna uppgraderingar tyvärr inte alltid högst upp på varje företags prioriteringslista. När en lösning fungerar väl och har blivit affärskritisk finns det naturligtvis liten aptit på att kasta sig in i uppgraderingar (med tillhörande risk för verksamhetsstörningar) om de nuvarande behoven redan uppfylls på ett bra sätt. Självklart finns det ett pris att betala för detta: till slut kommer en punkt då en systemversion närmar sig sitt livsslut och inte längre stöds. För Sensonor stod vi inför exakt detta scenario.
Precisionsproduktion säkrar framtida tillväxt
Vår verksamhet designar och tillverkar högprecisionsbaserade taktiska gyrosensorer, gyromoduler och tröghetsmätenheter (IMU) för krävande tillämpningar inom försvars-, industri-, flyg- och rymdmarknaden samt den kommersiella marknaden. Vi är baserade i Norge och driver en egen anläggning för skivtillverkning (wafer fabrication) där vi producerar kiselchipp med MEMS-teknik (Micro-Electromechanical System). För att maximera produkttillförlitligheten (vår felkvot är mindre än 0,1 ppm!) utför vi även all montering, testning och kalibrering internt.
Som stöd för detta har vi använt IFS Applications sedan 1997, men vår senaste systemuppgradering (till version 7.5) skedde för ett decennium sedan. Sedan dess har vi med framgång fortsatt att använda systemet i befintligt skick. Versionen nådde dock slutet för sin support, och vår femårsplan pekade mot en betydande tillväxt som skulle kräva den senaste programvarufunktionaliteten. Vi visste att vi var tvungna att agera, och efter att ha utvärderat våra alternativ beslutade vi oss för att fortsätta använda IFS genom att genomföra en uppgradering.
IFS hade redan visat sig vara det bäst anpassade systemet för vårt företag och vår komplexa produktion. När vi pratade med branschkollegor som använde andra lösningar stod det klart att IFS levererar samma eller bättre funktionalitet, men är långt mycket enklare att implementera, konfigurera och använda.
Implementering: en förvånansvärt smärtfri resa
Trots ett attraktivt uppgraderingsförslag på papperet befarade vi att implementeringen skulle kräva mycket av våra resurser. Vi var oroliga för tidsåtgången, risken för driftstörningar, projektets totala kostnadskonsekvenser och den lilla risken att det skulle misslyckas. Å andra sidan visste vi att vi var tvungna att ge oss ut på denna resa, inte minst eftersom säkerhets- och efterlevnadsfrågor hägrade i horisonten.
Våren 2020 valde vi vår IFS-partner, Addovation, och inledde arbetet i september. Det råder ingen tvekan om att vi gjorde ett utmärkt val – vi hade inte kunnat genomföra den här uppgraderingen utan dem.
Den tekniska delen av uppgraderingen gick förvånansvärt bra. Trots att vi behövde gå igenom flera inkrementella versioner tog det bara ett par veckor – betydligt mindre arbete än vid den förra uppgraderingen för tio år sedan. Det sätt som IFS driver uppgraderingsprojekt på i dag är mycket mer standardiserat. Trots pandemin och restriktionerna påverkade inte covid-19 processen nämnvärt. Vi gick live den 6 januari 2021 med moduler som spänner över ekonomi, försörjningskedja, inköp, projekt, tillverkning, underhåll, kvalitetsledning och HR.
Affärsmässiga effekter – vad vi har sett hittills
Sensonor har historiskt sett förlitat sig på flera lokalt utvecklade IT-lösningar och verktyg, men dessa har aldrig integrerats med ERP. Till exempel var vårt system för materialresursplanering (MRP) beroende av att hämta data från det tidigare IFS-systemet och använda den i vårt eget verktyg. Vid den tiden fanns inte de specifika MRP-förfiningar som vi behövde tillgängliga inom IFS.
De nya planeringsmodulerna gör att vi nu kan använda systemet direkt för MRP såväl som för produktionsplanering, med möjlighet att integrera våra äldre verktyg. Vi har också tillgång till värdefull ny funktionalitet som vi kan dra nytta av i kommande faser längre fram.
Till en början är den största affärsmässiga förbättringen vi har sett den nya IFS Ekonomi-modulen. Den är enklare att använda och effektivare än vår egen interna lösning. Vi har gått över från manuell till automatiserad datainmatning, har kraftfull sökfunktionalitet och kör rapporter direkt i IFS i stället för att skapa kalkylblad. Det har gett ett avsevärt lyft för den ekonomiska produktiviteten.
Användarna kände sig hemma i det nya systemet nästan omedelbart och uppgav att det var enklare att använda med intuitiva gränssnitt. Även om viss funktionalitet är ny är grunderna desamma och lätta att tillämpa. Vi höll några workshops som också underlättade övergången.
Planerar du en uppgradering?
Till den som funderar på en liknande större uppgradering inom IFS vill jag ge följande råd. För det första: lägg tid på testerna för att vara ordentligt förberedd. Vi lade nästan 2 ½ månad, men det var väl investerad tid: det går aldrig att testa för mycket.
För det andra: den tekniska delen är inte så läskig eller avskräckande som man kan tro. I vårt fall stötte vi inte på några som helst betydande problem. För det tredje: hitta och engagera en erfaren och kompetent IFS-partner. De hjälper till att säkerställa att tidsplanerna hålls och att projektet är på rätt spår, samt tillhandahåller specialistkunskap om de moduler och den funktionalitet du behöver.
En annan observation: försök alltid att hålla anpassningarna på ett minimum. Ända sedan vi först introducerade IFS har vi varit noga med att hålla the core-systemet standard för att undvika den extra komplexitet och de kostnader som det kan föra med sig, i synnerhet i samband med uppgraderingar.
Ser fram emot tillväxt
Allt eftersom vi ökar intäkterna år från år växer också vår produktportfölj parallellt. Denna ökade komplexitet kräver mer sofistikerade och standardiserade funktioner för produktionsplanering, materialplanering, inköp och logistik, vilket vi nu har fått som ett resultat av uppgraderingen. Det kommer också att ge oss bättre kontroll och översikt för att kunna betjäna kunderna effektivt och konkurrenskraftigt. Bättre integration mellan materialplanering, produktionsplanering och ekonomi kommer otvivelaktigt att leda till kostnadsbesparingar samt mer exakt uppföljning och rapportering av verksamheten.
Slutligen vet vi att möjligheten att skapa och följa upp nyckeltal med detaljerad rapportering ger en bättre helhetsöverblick över vår verksamhet. Med tanke på att det är en lösning som i praktiken fungerar ”out of the box” anser jag att IFS modulbaserade angreppssätt är idealiskt för företag som behöver omfattande funktionalitet och vill leverera värde snabbt. Om du använder en äldre IFS-version ska du inte dra ut på det. Börja planera din uppgradering i dag.
Om författaren:
Dag Tore Wiulsrød är logistikchef på SensoNor AS. Han har arbetat med logistik och inköp på SensoNor sedan 1992 och har 24 års erfarenhet av att använda IFS inom logistikhantering.