Tillväxt över gränserna: se till att varje transaktion är kopplad till finansieringen
För ekonomichefer, ekonomiansvariga och controllers i företag som expanderar till nya marknader eller försäljningskanaler.
Ett nytt land, en ny distributör eller en ny onlinekanal förändrar hur en beställning blir en faktura, en betalning och slutligen en rad i din ledningsrapport. Som ekonomichef är du oftast den som måste förklara siffrorna när de inte stämmer.
Om du behöver flera exportfiler och ett kalkylblad för att redogöra för dina resultat, börja med att ta reda på var i transaktionen det blir svårt att följa med.
I vårt arbete med växande företag ser vi ofta samma mönster: problemet uppstår när en transaktion flyttas från ett system till team eller partner till nästa. Ibland kan tydligare ansvarsfördelning eller bättre data lösa problemet. Andra gånger är det systemen själva som hindrar er.
Författare:
Följ en transaktion från början till slut
Välj en transaktion på en marknad eller i en kanal som växer. Följ den från beställning till leverans, faktura, betalning och rapport. Om du säljer programvara eller tjänster, följ avtalet, leveransen och faktureringen istället.
Vid varje steg där transaktionen byter ägare ska du ställa fyra frågor:
- Är uppgifterna desamma? Kontrollera att kund, produkt eller tjänst, företag, valuta och kanal definieras på samma sätt i varje system. Skriv ner hur de stämmer överens och vem som håller dem uppdaterade.
- Stämmer beloppen? Kan du koppla ihop beställningen, fakturan och betalningen? Kan du förklara returer, avgifter, avdrag och betalningar som kommer in senare än väntat?
- Vem tar ansvar för felen? När en överföring misslyckas ska du bestämma vem som upptäcker felet, vem som åtgärdar det och vem som kontrollerar att åtgärden återspeglas i rapporten.
- Besvarar rapporten frågan? Se till att du kan spåra rapporten tillbaka till de ursprungliga transaktionerna. Kom överens om vilka intäkter, kostnader och justeringar den ska innehålla innan du skapar en översiktssida.
Skriv ner vad du upptäcker, inklusive bristerna. Det räcker inte med data som överförs mellan systemen. Ekonomiavdelningen måste kunna förklara resultatet.
Exempel: En grossist som börjar sälja via en svensk e-handelsplattform får en betalning per månad för hundratals beställningar, minus avgifter och returer. Om ingen kan koppla den betalningen till de enskilda fakturorna, lägger ekonomiavdelningen flera dagar varje månad på manuell avstämning.
Åtgärda ett mellanrum och kontrollera resultatet
Välj en specifik brist, till exempel en betalning som inte stämmer överens med fakturorna, ett integrationsfel som ingen tar ansvar för eller en rapport som du inte kan spåra tillbaka till källan.
Enas om en åtgärd, en ansvarig person och ett datum för uppföljning. Beskriv framgång i affärsmässiga termer: kan en kollega följa transaktionen, förklara skillnaden och se till att felen åtgärdas?
Använd det du lärt dig för att bestämma nästa steg: en processförändring, en datakorrigering, integrationsarbete eller en mer övergripande granskning av dina system.
När dina system utgör en lucka
Om du upptäcker samma brister på alla marknader beror det ofta på att man använder flera separata system: ett per land, plus kalkylblad som håller ihop dem. Denna lösning fungerar ett tag, men varje ny marknad medför ytterligare manuellt arbete.
NetSuite ger dig ett gemensamt system för alla dina företag, valutor och kanaler. Med NetSuite OneWorld kan varje land driva sitt eget företag med lokal valuta och lokala skatteregler, samtidigt som du ser de konsoliderade siffrorna i realtid. Order, fakturor och betalningar finns samlade på ett och samma ställe, så att du kan följa en transaktion från order till rapport utan att behöva exportera något.
Vi hjälper dig att förbereda NetSuite inför din nästa marknad och finns vid din sida under hela din tillväxt.
Sätt det i praktiken
Ladda ner checklistan för gränsöverskridande transaktioner och kartlägg ett flöde tillsammans med verksamheten och IT-avdelningen. Du kommer att se var dina transaktioner tappar kopplingen till ekonomifunktionen och om en processförbättring eller ett nytt system är rätt nästa steg.