Gå tillbaka

Hur förbereder du dig för ett NetSuite ERP-implementeringsprojekt?

03.05.2022

Innan ett ERP-implementeringsprojekt inleds är det värt att noggrant planera och förbereda sig internt.

Av Mikael Mäkitalo

NetSuite Konsult

Oracle NetSuite är det ledande molnbaserade ERP-systemet. I Addovation siktar vi på att betjäna och implementera NetSuite för kunder som siktar på att expandera sin verksamhet från utlandet. NetSuite erbjuder fantastiska funktioner och verktyg för att rulla och skala upp verksamheten till en ny nivå.

Om ditt företag har bestämt sig för att bygga upp verksamheten med hjälp av NetSuite är Addovation en utmärkt partner för att implementera det nya ERP-systemet. Innan implementeringsprojektet inleds är det dock värt att noggrant planera och förbereda sig internt inför starten. I min MBA-avhandling forskade jag om hur man förbereder ERP-implementeringen internt. Som grund för min forskning intervjuade jag några företag och deras anställda om hur implementeringsprojektet NetSuite gick till och vilken typ av tjänster man förväntar sig av konsultföretaget innan projektet startar. Resultaten omfattar en riktlinje och bästa praxis på områden som t.ex: 1. Hantering av förändringar och säkerställande av en positiv arbetsmiljö 2. Att bygga upp projektgruppen 3. Beskrivning av nuvarande affärsprocesser 4. Förberedelse av affärsdata.

1. Förändringshantering före genomförandet av NetSuite

ERP-implementeringen och ett nytt system är alltid en stor förändring i företaget och dess dagliga verksamhet. Det nya systemet och sättet att arbeta påverkar inte bara användarna utan indirekt hela organisationen, beroende på vilka funktioner som väljs. Stegen till en lyckad förändring är följande:

Kommunicera i tid och tillräckligt ofta om den kommande ERP-implementeringen och så brett som möjligt inom organisationen.
Lyft fram och berätta tydligt om fördelarna med det nya ERP-systemet - undvik jargong.
Ge praktiska exempel på hur man kan förbättra affärsprocesser.

2. Intern projektgrupp

För att lyckas med ERP-implementeringen krävs ett skickligt internt projektteam. Projektet behöver en ägare och en chef som på högsta nivå ansvarar för framgång och ekonomiska mål. Projektledaren bör känna till företagets affärsprocesser som reformeras eller som kan påverkas av införandet av det nya systemet. Projektledarna behöver beslutsförmåga för att lyckas, men också gedigna sociala färdigheter samt mjuka ledarskapsfärdigheter.

Även om projektet har en kompetent ledning är specialisterna inom affärsområdena den viktigaste resursen. Affärsspecialister, t.ex. kontrollanter, revisorer och säljare, är de viktigaste användarna av befintliga system. Lyssna på deras erfarenheter och ge dem en chans att definiera behoven och kraven på det nya systemet.

Projektägaren och projektledaren behöver en styrgrupp för att support. Styrgruppen ansvarar för de viktigaste affärsbesluten under projektet. Se till att styrgruppen har tillräckligt många beslutsföra representanter för din verksamhet. Konsultföretaget utser sina egna representanter till styrgruppen. Vanligtvis projektledare eller kundansvarig och ansvarig konsult.

Riktlinjer för att bygga upp ett projektteam:

Styrgrupp - leder genomförandet av projektet och ansvarar för de mest affärskritiska besluten. Fungerar som support för projektledningen.
Projektägare - en medlem av styrgruppen som är ansvarig för projektets framgång i stort.
Projektledare - leder det dagliga projektarbetet internt och är huvudkontakt i samarbete med ett konsultföretag.
Projektgrupp - specialister inom affärsområden med ett förändringsvänligt tänkande. Förstår även förhållandet mellan andra affärsområden och processer. Kan fatta mindre beslut inom sitt eget affärsområde. Skapa positiv energi för förändring i samhället och vägleda sina kolleger i användningen av det nya systemet.

3. Beskrivning av nuvarande affärsprocesser

Efter att ha utsett projektgruppen är nästa steg att försöka beskriva nuvarande affärsprocesser och potentiella affärsområden för utveckling. När det gäller projektförberedelser är det viktigt att hitta en specialist som känner till företagets centrala affärsprocesser och förstår förhållandena mellan dem. Förmågan att dokumentera processer är en fördel. Följande affärsområden och krav bör ses över före genomförandeprojektet: redovisning, försäljning och marknadsföring, lagerhantering och integrationsbehov med andra nuvarande system. Checklista för att beskriva affärsprocesser:

Utse en ansvarig person (t.ex. projektledare) som förstår affärsområdenas behov och kan beskriva verksamheten i sin helhet.
Lär känna rollerna, arbetsmetoderna och vanorna hos företagets anställda.
Involvera affärsspecialister - den bästa informationen får du av den person som dagligen arbetar med ämnet.
Lyssna, fråga och utmana specialister för att se hur nuvarande metoder och processer fungerar för närvarande
Beskriv affärsprocesserna en efter en. Fokusera på affärsområden och relationer. Potentiella risker finns ofta i gränssnittet mellan processer.

4. Behandling av affärsdata för det nya systemet

Ett sista steg innan projektet inleds är att granska och förbereda de nuvarande affärsdata för det nya systemet. Oracle's NetSuite skiljer sig från traditionella ERP-system genom sin molnbaserade arkitektur, men också genom sina data. Det enklaste sättet att komma igång är med datastrukturen i befintliga system. Företagets kontoplan är nyckeln till ett framgångsrikt genomförande med alla valutor och bankkonton. Ett av de viktigaste besluten är när det nya systemet ska tas i drift och hur mycket historiska ekonomidata som ska importeras. Förutom finansiella data är ett annat viktigt område granskningen av befintliga kund- och leverantörsdata och relaterade transaktioner. Undersök noggrant hur och i vilken form uppgifterna kan exporteras från de nuvarande systemen. Det här steget kan vara överraskande tidskrävande och bromsa ditt genomförandeprojekt om det inte påbörjas i tid. Checklista för granskning av data:

Ekonomi:

Vilken typ av klassificeringar övervakas för närvarande och hur genereras de för rapporter? Finns det något behov av nya klassificeringar eller dimensioner?
"Bästa tiden" för att implementera det nya ERP-programmet ur ett ekonomiskt perspektiv?
Kontoplanens struktur med olika valutor och bankkonton samt behoven hos potentiella dotterbolag.
Behov av processer för leverantörsreskontra och kundreskontra.
Vilken typ av faktureringsmetoder använder företaget för kunder och leverantörer?

Försäljning och CRM

Hantering och prissättning av artiklar/produkter
Nuvarande CRM-lösningar och integrationsbehov - undvik dubbla data
Vilken typ av information om kunder och leverantörer finns för närvarande tillgänglig?
Finns det några uppgifter som du skulle vilja ha i framtiden, till exempel när det gäller analyser?
Ta reda på faktureringens/faktureringens informationsbehov i samarbete med ekonomiförvaltningen.

Datahantering och integrationer

Integrationsbehov och vilken typ av data ska överföras mellan NetSuite och befintliga system?
Finns det tillräckligt med intern expertis eller behövs det extern hjälp?
Vilken typ av användare och roller behövs för det nya systemet? Hur många licenser?
Företagets säkerhetspolicy

Sammanfattning

De största problemen och förseningarna i ERP-implementeringsprojekt är vanligtvis relaterade till datamigrering, undantag i fakturerings- och betalningsprocesser och systemrelaterade integrationer. Företag som inför NetSuite är ofta snabbväxande, men befinner sig i ett tidigt skede, vilket är anledningen till att verksamheten är ganska dåligt dokumenterad, t.ex. finansförvaltningen, när det gäller artikelstrukturer, lagersaldon och försäljningsprocesser. Ett molnbaserat system som NetSuite är relativt enkelt att införa, men bristen på kunskap om företagets egna processer och behov orsakar ibland långa förseningar i projektfasen. Med dessa riktlinjer vill vi på Addovation göra det lättare för våra kunder att förbereda sig inför NetSuite implementeringsprojekt och se till att systemet fungerar som planerat och med de uppsatta målen.