Hur förbereder man sig inför ett implementeringsprojekt av NetSuite ERP ?
Innan man påbörjar ett implementeringsprojekt för ERP är det värt att noggrant planera och förbereda sig internt.
Av Mikael Mäkitalo
NetSuite-konsult
OracleNetSuite är det ledande molnbaserade systemet för affärsERP . På Addovation har vi som mål att erbjuda och implementera NetSuite för kunder som vill expandera sin verksamhet utomlands. NetSuite erbjuder utmärkta funktioner och verktyg för att driva och skala upp verksamheten till en ny nivå.
Om ditt företag har beslutat att bygga upp verksamheten med hjälp av NetSuite är Addovation en utmärkt partner för att implementera det nya ERP -systemet. Innan implementeringsprojektet inleds är det dock värt att noggrant planera och förbereda sig internt inför starten. I min MBA-uppsats undersökte jag frågan ”Hur förbereder man ERP implementeringen internt?” i min MBA-uppsats. Som underlag för min forskning intervjuade jag några företag och deras anställda om hur NetSuite-implementeringsprojektet gick och vilka typer av tjänster man förväntar sig av konsultföretaget innan projektet inleds. Resultaten omfattar riktlinjer och bästa praxis inom områden som: 1. Hantera förändringar och säkerställa en positiv arbetsmiljö 2. Sätta samman projektgruppen 3. Beskriva nuvarande affärsprocesser 4. Förbereda affärsdata.
1. Förändringsledning före NetSuite-implementering
ERP -implementeringen och ett nytt system innebär alltid en stor förändring för företaget och dess dagliga verksamhet. Det nya systemet och de nya arbetssätten påverkar inte bara användarna utan indirekt hela organisationen, beroende på vilka funktioner som väljs. Stegen till en framgångsrik förändring är:
- Informera i god tid och tillräckligt ofta om den kommande implementeringen av ERP och nå ut till så många som möjligt inom organisationen
- Framhäv och förklara tydligt fördelarna med det nya systemet ERP – undvik fackuttryck
- Ge praktiska exempel på hur affärsprocesser kan förbättras
2. Internt projektteam
För att införandet av ERP ska bli framgångsrikt krävs ett kompetent internt projektteam. Projektet behöver en ägare och en projektledare som på högsta nivå bär ansvaret för att projektet lyckas och att de ekonomiska målen uppnås. Projektledaren bör ha god kännedom om företagets affärsprocesser som genomgår förändringar eller som kan påverkas av införandet av det nya systemet. Projektledarna behöver beslutsförmåga för att lyckas, men också god social kompetens och ledarskapsförmåga.
Även om projektet har en kompetent ledning är specialisterna inom affärsområdena den viktigaste resursen. Affärsspecialister som controllers, redovisningsekonomer och säljare är huvudanvändare av befintliga system. Lyssna på deras erfarenheter och ge dem möjlighet att definiera det nya systemets behov och krav.
Projektägaren och projektledaren behöver en styrgrupp som stöd. Styrgruppen ansvarar för de viktigaste affärsbesluten under projektets gång. Se till att styrgruppen har tillräcklig representation för just er verksamhet. Konsultföretaget utser egna representanter till styrgruppen, vanligen projektledare, kundansvarig (account manager) och ledande konsult.
Riktlinjer för att bygga upp ett projektteam:
- Styrgrupp – leder implementeringsprojektets framdrift och ansvarar för de mest affärskritiska besluten. Fungerar som ett stöd för projektledningen.
- Projektägare – en medlem i styrgruppen som har det övergripande ansvaret för att projektet blir framgångsrikt.
- Projektledare – leder det dagliga projektarbetet internt och är huvudkontaktperson i samarbetet med konsultföretaget.
- Projektteam – specialister inom affärsområdet med en positiv inställning till förändring. De förstår också kopplingarna mellan andra affärsområden och processer, kan fatta mindre beslut inom sitt eget affärsområde, skapar en positiv förändringsenergi i organisationen och vägleder sina kollegor i användningen av det nya systemet.
3. Beskrivning av nuvarande affärsprocesser
Efter att projektteamet har utsetts är nästa steg att beskriva de nuvarande affärsprocesserna och identifiera potentiella utvecklingsområden. Inför projektet är det viktigt att hitta en specialist som känner till företagets kärnprocesser och förstår sambanden mellan dem. Det är en fördel om personen kan dokumentera processer. Följande affärsområden och krav bör ses över innan implementeringsprojektet startar: redovisning, försäljning och marknadsföring, lagerhantering samt integrationsbehov med befintliga system. Checklista för att beskriva affärsprocesser:
- Utse en ansvarig person (t.ex. en projektledare) som förstår affärsområdenandens behov och kan ge en övergripande bild av verksamheten.
- Sätt dig in i medarbetarnas roller, arbetsmetoder och vanor.
- Involvera affärsspecialister – den bästa informationen finns hos dem som arbetar med frågorna till vardags.
- Lyssna, ställ frågor och utmana specialisterna att reflektera över hur nuvarande arbetssätt och processer fungerar.
- Beskriv affärsprocesserna en i taget. Fokusera på affärsområden och relationer. Potentiella risker uppstår ofta i gränssnittet mellan olika processer.
4. Hantering av affärsdata för det nya systemet
Ett sista steg innan projektet inleds är granskning och förberedelse av befintliga affärsdata för det nya systemet. Oracle:s NetSuite skiljer sig från traditionella ERP -system både genom sin molnbaserade arkitektur och genom sina data. Det enklaste sättet att komma igång är att utgå från datastrukturen i befintliga system. Företagets kontoplan är nyckeln till en lyckad implementering med alla valutor och bankkonton. Ett av de viktigaste besluten är när det nya systemet ska tas i drift och hur mycket historiska finansdata som ska importeras. Förutom finansdata är granskningen av befintliga kund- och leverantörsdata samt relaterade transaktioner ett annat viktigt område. Undersök noggrant hur och i vilken form data kan exporteras från de nuvarande systemen. Detta steg kan vara förvånansvärt tidskrävande och bromsa ditt implementeringsprojekt om det inte påbörjas i tid. Checklista för datagranskning:
Ekonomi:
- Vilken typ av klassificeringar följs upp i dag och hur tas de fram för rapporter? Finns det ett behov av nya klassificeringar eller dimensioner?
- ”Den bästa tidpunkten” för att införa den nya lagen om skatt på utländska inkomster ( ERP ) ur ett ekonomiskt förvaltningsperspektiv?
- Kontoplanens struktur med olika valutor och bankkonton samt eventuella dotterbolags behov.
- Behov gällande leverantörs- och kundreskontraprocesser.
- Vilka faktureringsmetoder använder företaget för kunder och leverantörer?
Försäljning & CRM
- Artikel- och produkthantering samt prissättning
- Befintliga CRM-lösningar och integrationsbehov – undvik dubbelarbete med data
- Vilken information om kunder och leverantörer finns tillgänglig i dag?
- Finns det uppgifter som ni skulle vilja ha tillgång till i framtiden, till exempel för analysändamål?
- Utred faktureringsbehoven i samarbete med ekonomiavdelningen.
Datahantering och integrationer
- Vilka integrationsbehov finns och vilken data ska överföras mellan NetSuite och befintliga system?
- Finns det tillräcklig kompetens internt eller behövs extern hjälp?
- Vilka användare och roller behövs för det nya systemet? Hur många licenser?
- Företagets säkerhetspolicy
Sammanfattning
De största problemen och förseningarna i implementeringsprojekt för ERP handlar oftast om datamigreringar, undantag i fakturerings- och betalningsprocesserna samt systemintegrationer. Företag som implementerar NetSuite är ofta snabbväxande men befinner sig i ett tidigt skede, vilket innebär att verksamheten är ganska dåligt dokumenterad – till exempel när det gäller ekonomihantering, artikelstrukturer, lagersaldon och försäljningsprocesser. Ett molnbaserat system som NetSuite är relativt enkelt att implementera, men bristande kunskap om företagets egna processer och behov orsakar ibland långa förseningar i projektfasen. Med dessa riktlinjer vill vi på Addovation göra det enklare för våra kunder att förbereda sig inför NetSuite-implementeringsprojekt och säkerställa att systemet fungerar enligt plan och i enlighet med de uppsatta målen.
