Takaisin

Miten valmistautua NetSuiten käyttöönottoprojektiin?

03.05.2022

Onnistuneen ERP-projektin perustana on huolellinen suunnittelu ja resursointi.

Tekijä Mikael Mäkitalo

NetSuite-konsultti

Oraclen NetSuite on johtava pilvipohjainen ERP-järjestelmä. Meidän tavoittenamme Addovationilla on auttaa yrityksiä kasvamaan ja laajentamaan liiketoimintaansa NetSuiten avulla. NetSuite tarjoaa kattavasti sovelluksia ja ominaisuuksia, jotka mahdollistavat yrityksen liiketoiminnan kansainvälistymisen sekä helpon skaalautuvuuden.

Jos yrityksesi on pohtimassa tai tehnyt jo päätöksen NetSuiteen siirtymisestä, on Addovation loistava kumppani uuden ERP-järjestelmän käyttöönottoon. Ennen toteutusprojektin alkua on kuitenkin syytä keskittyä sisäisesti suunnitteluun.

Tutkin opinnäytetyössäni (MBA) yrityksen valmistautumista alkavaan ERP-projektiin. Osana tutkimustani haastattelin muutamia yrityksiä ja niiden työntekijöitä siitä, miten NetSuite-toteutusprojekti sujui ja millaisia apua konsulttiyritykseltä toivottaisiin ennen projektin alkua. Tulokset sisältävät ohjeistuksen ja parhaat käytännöt seuraavista vaiheista: 1. Muutosjohtaminen ja positiivisen muutosenergian varmistaminen 2. Projektiryhmän rakentaminen 3. Nykyisten liiketoimintaprosessien kuvaaminen 4. Liiketoimintadatan valmistelu.

1. Muutosjohtaminen ennen NetSuite-toteutusta

ERP-projekti ja uusi järjestelmä ovat aina merkittäviä muutoksia yrityksessä ja sen päivittäisessä liiketoiminnassa. Uusi järjestelmä ja työskentelytavat eivät vaikuta vain loppukäyttäjiin, vaan epäsuorasti koko organisaatioon valituista ominaisuuksista riippuen. Onnistuneen muutosjohtamisen vaiheet ovat tiivistetysti:

Kommunikoi ajoissa ja riittävän usein tulevasta ERP-toteutuksesta ja mahdollisimman laajasti organisaatiossa
Korosta ja kerro selkeästi uuden ERP-järjestelmän edut – vältä turhaa jargonia
Tuo esille käytännön esimerkkejä liiketoimintaprosessien parantamisesta

2. Sisäinen projektiryhmä

Onnistunut ERP-toteutus edellyttää toimivaa sisäistä projektitiimiä. Projekti tarvitsee omistajan ja päällikön, jotka ovat vastuussa ylätasolla onnistumisesta ja taloudellisista tavoitteista. Projektipäällikön tulisi tuntea yrityksen merkittävimmät liiketoimintaprosessit, joita projektin myötä uudistetaan tai joihin uuden järjestelmän käyttöönotto voi vaikuttaa. Projektin vastuuhenkilöt tarvitsevat onnistuakseen päätöksentekokykyä, mutta myös sosiaalisia taitoja sekä pehmeitä johtamisen arvoja.

Vaikka projektilla olisi osaava johto, liiketoiminta-alueiden asiantuntijat ovat tärkein resurssi. Liiketoiminnan asiantuntijat, kuten controllerit, kirjanpitäjät ja myyjät, ovat nykyistenkin järjestelmien tärkeimpiä käyttäjiä. Kuuntele heidän kokemuksiaan ja varmista, että heillä on mahdollisuus vaikuttaa uuden järjestelmän vaatimusmäärittelyihin.

Hankkeen omistaja ja johtaja tarvitsevat tuekseen ohjausryhmän. Ohjausryhmä vastaa hankkeen merkittävimmistä liiketoiminnallisista päätöksistä. Varmista, että ohjausryhmällä on riittävästi päätösvaltaa yrityksesi toiminnanohjausta koskevissa asioissa. Konsulttiyhtiö nimittää yleensä ohjausryhmään omat edustajansa. Yleensä projektipäällikkö tai asiakkuuspäällikkö ja pääkonsultti.

Projektiryhmän perustamisen ohjeet:

Ohjausryhmä – johtaa toteutusprojektin etenemistä ja vastaa liiketoimintakriittisimmistä päätöksistä. Toimii projektinhallinnan tukena.
Hankkeen toteuttaja – ohjausryhmän jäsen, joka vastaa hankkeen onnistumisesta kokonaisuudessaan.
Projektipäällikkö – johtaa päivittäistä projektityötä sisäisesti ja pääyhteyshenkilö yhteistyössä konsulttiyrityksen kanssa
Projektitiimi – liiketoiminta-alueen asiantuntijat, joilla on muutosmyönteinen ajattelutapa. Ymmärrä myös muiden liiketoiminta-alueiden ja prosessien väliset suhteet. Pystyy tekemään pienempiä päätöksiä omalla liiketoiminta-alueellaan. Luo positiivinen energia muutokseen yhteisössä ja ohjaa kollegoitaan uuden järjestelmän käytössä.

3. Nykyisten liiketoimintaprosessien kuvaaminen

Projektiryhmän nimeämisen jälkeen seuraava askel on pyrkiä kuvaamaan nykyisiä liiketoimintaprosesseja ja mahdollisia liiketoiminta-alueita kehitykseen. Projektin valmistelun kannalta olisi tärkeää löytää asiantuntija, joka tuntee yrityksen keskeiset liiketoimintaprosessit ja ymmärtää niiden väliset suhteet. Kyky dokumentoida prosesseja on etu. Seuraavat liiketoiminta-alueet ja vaatimukset on tarkistettava ennen toteutusprojektia: kirjanpito, myynti ja markkinointi, varastonhallinta ja integrointitarpeet muihin nykyisiin järjestelmiin. Tarkistusluettelo liiketoimintaprosessien kuvaamisesta:

Nimeä vastuuhenkilö (esim. projektipäällikkö), joka ymmärtää liiketoiminta-alueiden tarpeet ja osaa hahmotella liiketoimintaa kokonaisuutena
Tutustu yrityksen työntekijöiden rooleihin, työtapoihin ja tottumuksiin
Ota mukaan yritysasiantuntijat - paras tieto on henkilön kanssa, joka työskentelee aiheen parissa päivittäin.
Kuuntele, pyydä ja haasta asiantuntijoita pohtimaan, miten nykyiset käytännöt ja prosessit ovat tällä hetkellä käynnissä
Kuvaile liiketoimintaprosesseja yksi kerrallaan. Keskity liiketoiminta-alueisiin ja suhteisiin. Mahdolliset riskit löytyvät usein prosessien käyttöliittymästä.

4. Uuden järjestelmän yritystietojen käsittely

Viimeisenä vaiheena ennen hankkeen alkua tarkistetaan ja valmistellaan uuden järjestelmän nykyisiä liiketoimintatietoja. Oraclen NetSuite eroaa perinteisistä ERP-järjestelmistä pilvipohjaisessa arkkitehtuurissaan, mutta myös datassaan. Helpoin tapa aloittaa on olemassa olevien järjestelmien tietorakenne. Yhtiön tilikartta on avain onnistuneeseen toteutukseen kaikilla valuutoilla ja pankkitileillä. Yksi tärkeimmistä päätöksistä on, milloin uusi järjestelmä otetaan käyttöön ja kuinka paljon historiallisia rahoitustietoja tuodaan. Taloustietojen lisäksi toinen tärkeä alue on olemassa olevien asiakas- ja toimittajatietojen ja niihin liittyvien tapahtumien tarkastelu. Tutki huolellisesti, miten ja missä muodossa tietoja voidaan viedä nykyisistä järjestelmistä. Tämä vaihe voi olla yllättävän aikaa vievä ja hidastaa toteutusprojektiasi, jos sitä ei aloiteta ajoissa. Tarkistusluettelo tietojen tarkistamista varten:

Rahoitus:

Millaisia luokituksia seurataan tällä hetkellä ja miten ne luodaan raporteille? Tarvitaanko uusia luokituksia tai mittoja?
"Paras aika" toteuttaa uusi ERP taloushallinnon näkökulmasta?
Eri valuutoilla ja pankkitileillä varustetun tilikartan rakenne ja mahdollisten tytäryhtiöiden tarpeet
Ostoreskontran/myyntireskontran prosessien tarpeet.
Millaisia laskutus-/laskutustapoja yritys käyttää asiakkaille ja toimittajille?

Myynti ja CRM

Nimikkeen/tuotteen hallinta ja hinnoittelu
Nykyiset CRM-ratkaisut ja integrointitarpeet – vältä päällekkäisiä tietoja
Millaisia tietoja asiakkaista ja toimittajista on tällä hetkellä saatavilla?
Onko tietoja, joita haluaisit saada tulevaisuudessa, esimerkiksi analytiikan suhteen?
Selvitä laskutuksen/laskutuksen tietotarpeet yhteistyössä taloushallinnon kanssa

Tiedonhallinta ja integraatiot

Integrointitarpeet ja millaisia tietoja siirretään NetSuiten ja olemassa olevien järjestelmien välillä?
Onko sisäistä asiantuntemusta riittävästi vai tarvitaanko ulkopuolista apua?
Millaisia käyttäjiä ja rooleja uuteen järjestelmään tarvitaan? Montako lisenssiä?
Yhtiön turvallisuuskäytännöt

Yhteenveto

Erp-toteutusprojektien merkittävimmät ongelmat ja viivästykset liittyvät yleensä tietojen siirtoihin, laskutus- ja maksuprosesseihin liittyviin poikkeuksiin sekä järjestelmään liittyviin integraatioihin. NetSuitea toteuttavat yritykset ovat usein nopeasti kasvavia, mutta alkuvaiheessa, minkä vuoksi liiketoiminta on melko huonosti dokumentoitu, esimerkiksi taloushallinto, nimikerakenteiden, varastosaldojen ja myyntiprosessien suhteen. Pilvipohjainen järjestelmä, kuten NetSuite, on suhteellisen helppo toteuttaa, mutta tiedon puute yrityksen omista prosesseista ja tarpeista aiheuttaa joskus pitkiä viivästyksiä projektivaiheessa. Näiden ohjeiden avulla me Addovationilla haluamme helpottaa asiakkaidemme valmistautumista NetSuite-toteutusprojekteihin ja varmistaa, että järjestelmä toimii suunnitellusti ja asetettujen tavoitteiden mukaisesti.