Miten valmistaudut NetSuite ERP -käyttöönottoon?
Ennen ERP-käyttöönottoa on viisasta suunnitella ja valmistautua huolellisesti sisäisesti.
Kirjoittanut Mikael Mäkitalo
NetSuite-konsultti
Oracle NetSuite on johtava pilvipohjainen ERP-järjestelmä. Addovationilla autamme ja otamme käyttöön NetSuiten asiakkaille, jotka haluavat laajentaa liiketoimintaansa ulkomaille. NetSuite tarjoaa erinomaiset ominaisuudet ja työkalut liiketoiminnan laajentamiseen ja skaalaamiseen uudelle tasolle.
Jos yrityksesi on päättänyt rakentaa liiketoimintansa NetSuiten varaan, Addovation on erinomainen kumppani uuden ERP-järjestelmän käyttöönottoon. Ennen käyttöönotto-projektin aloittamista on kuitenkin tärkeää suunnitella ja valmistautua huolellisesti sisäisesti. Tutkin MBA-opinnäytetyössäni aihetta ”Miten valmistautua ERP-käyttöönottoon sisäisesti?”. Haastattelin tutkimukseni pohjaksi muutamia yrityksiä ja niiden työntekijöitä siitä, miten NetSuite-käyttöönotto sujui ja millaisia palveluita konsultointiyritykseltä odotetaan ennen projektin alkua. Tulokset sisältävät ohjeistuksia ja parhaita käytäntöjä seuraavilta alueilta: 1. Muutoksen johtaminen ja myönteisen työympäristön varmistaminen 2. Projektitiimin rakentaminen 3. Nykyisten liiketoimintaprosessien kuvaaminen 4. Liiketoimintadatan valmistelu.
1. Muutosjohtaminen ennen NetSuite-käyttöönottoa
ERP-käyttöönotto ja uusi järjestelmä ovat aina merkittävä muutos yritykselle ja sen arjelle. Valituista ominaisuuksista riippuen uusi järjestelmä ja uudet työtavat eivät vaikuta ainoastaan loppukäyttäjiin, vaan välillisesti koko organisaatioon. Onnistuneen muutoksen vaiheet ovat:
- Viestikää oikea-aikaisesti ja riittävän usein tulevasta ERP -järjestelmän käyttöönotosta sekä mahdollisimman laajasti organisaation sisällä
- Korosta uuden ERP-järjestelmän hyötyjä ja kerro niistä selkeästi – vältä ammattislangia
- Anna käytännön esimerkkejä siitä, miten liiketoimintaprosesseja voidaan parantaa
2. Sisäinen projektitiimi
Onnistunut ERP-käyttöönotto vaatii osaavan sisäisen projektitiimin. Projektille tarvitaan omistaja ja vetäjä, jotka kantavat ylimmän tason vastuun onnistumisesta ja taloudellisista tavoitteista. Projektipäällikön tulisi tuntea yrityksen liiketoimintaprosessit, joita uudistetaan tai joihin uuden järjestelmän käyttöönotto saattaa vaikuttaa. Projektin vetäjillä on oltava päätöksentekokykyä, mutta myös vahvat vuorovaikutustaidot ja pehmeät johtamistaidot.
Vaikka projektilla olisi pätevä johto, eri liiketoiminta-alueiden asiantuntijat ovat tärkein voimavara. Liiketoiminnan asiantuntijat, kuten controllerit, kirjanpitäjät ja myyjät, ovat nykyisten järjestelmien pääkäyttäjiä. Kuuntele heidän kokemuksiaan ja anna heille mahdollisuus määrittää uuden järjestelmän tarpeet ja vaatimukset.
Projektin omistaja ja päällikkö tarvitsevat tuekseen ohjausryhmän. Ohjausryhmä vastaa projektin merkittävimmistä liiketoimintapäätöksistä. Varmista, että ohjausryhmässä on riittävästi edustusta liiketoimintasi tarpeisiin nähden. Konsulttiyritys nimeää ohjausryhmään omat edustajansa, tavallisesti projektipäällikkö tai asiakkuusvastaava sekä johtava konsultti.
Ohjeet projektitiimin kokoamiseen:
- Ohjausryhmä – johtaa käyttöönottoprojektin etenemistä ja vastaa liiketoiminnan kannalta kriittisimmistä päätöksistä. Toimii projektijohdon tukena.
- Projektin omistaja – ohjausryhmän jäsen, joka vastaa projektin kokonaisonnistumisesta.
- Projektipäällikkö – johtaa päivittäistä projektityötä sisäisesti ja toimii pääyhteyshenkilönä konsulttiyrityksen suuntaan
- Projektitiimi – liiketoiminta-alueiden asiantuntijoita, joilla on myönteinen asenne muutokseen. Ymmärtävät myös muiden liiketoiminta-alueiden ja prosessien väliset yhteydet. Pystyvät tekemään pienempiä päätöksiä omalla alueellaan. Luovat yhteisöön positiivista muutosenergiaa ja opastavat kollegoitaan uuden järjestelmän käytössä.
3. Nykyisten liiketoimintaprosessien kuvaaminen
Projektitiimin nimeämisen jälkeen seuraava vaihe on pyrkiä kuvaamaan nykyiset liiketoimintaprosessit ja mahdolliset kehityskohteet. Projektin valmistelun kannalta on tärkeää löytää asiantuntija, joka tuntee yrityksen ydinprosessit ja ymmärtää niiden väliset yhteydet. Kyky dokumentoida prosesseja on eduksi. Seuraavat liiketoiminta-alueet ja vaatimukset tulisi käydä läpi ennen käyttöönottoprojektia: taloushallinto, myynti ja markkinointi, varastonhallinta sekä integraatiotarpeet muiden nykyisten järjestelmien kanssa. Muistilista liiketoimintaprosessien kuvaamiseen:
- Nimeä vastuuhenkilö (esim. projektipäällikkö), joka ymmärtää liiketoiminta-alueiden tarpeet ja kykenee hahmottamaan kokonaisuuden
- Tutustu työntekijöiden rooleihin, työtapoihin ja tottumuksiin
- Ota mukaan liiketoiminnan asiantuntijoita – paras tieto on sillä, joka tekee työtä päivittäin.
- Kuuntele, kysy ja haasta asiantuntijoita pohtimaan, miten nykyiset käytännöt ja prosessit toimivat
- Kuvaa liiketoimintaprosessit yksitellen. Keskity liiketoiminta-alueisiin ja niiden rajapintoihin. Mahdolliset riskit löytyvät usein prosessien saumakohdista.
4. Liiketoimintadatan käsittely uutta järjestelmää varten
Viimeisenä vaiheena ennen projektin aloittamista on nykyisten liiketoimintatietojen tarkistaminen ja valmistelu uutta järjestelmää varten. Oraclen NetSuite eroaa perinteisistä ERP -järjestelmistä pilvipohjaisen arkkitehtuurinsa lisäksi myös tietojensa osalta. Helpoin tapa päästä alkuun on hyödyntää olemassa olevien järjestelmien tietorakennetta. Yrityksen tilikartta on avain onnistuneeseen käyttöönottoon, joka kattaa kaikki valuutat ja pankkitilit. Yksi tärkeimmistä päätöksistä on se, milloin uusi järjestelmä otetaan käyttöön ja kuinka paljon historiallisia talouslukuja tuodaan järjestelmään. Talouslukujen lisäksi toinen tärkeä osa-alue on olemassa olevien asiakas- ja toimittajatietojen sekä niihin liittyvien tapahtumien tarkistaminen. Tutki huolellisesti, miten ja missä muodossa tiedot voidaan viedä nykyisistä järjestelmistä. Tämä vaihe voi olla yllättävän aikaa vievä ja hidastaa käyttöönottoprojektia, jos sitä ei aloiteta ajoissa. Tarkistuslista tietojen tarkistamista varten:
Taloushallinto:
- Mitä luokitteluja tällä hetkellä seurataan ja miten niitä tuotetaan raportteja varten? Onko tarvetta uusille luokitteluille tai dimensioille?
- ”Paras ajankohta” uuden verotusjärjestelmän ( ERP ) käyttöönotolle taloushallinnon näkökulmasta?
- Tilikartan rakenne eri valuuttoineen ja pankkitileineen sekä mahdollisten tytäryhtiöiden tarpeet
- Ostovelo- ja myyntisaamistoimintojen tarpeet.
- Mitä laskutusmenetelmiä yritys käyttää asiakkaiden ja toimittajien kanssa?
Myynti ja CRM
- Nimike- ja tuotehallinta sekä hinnoittelu
- Nykyiset CRM-ratkaisut ja integraatiotarpeet – vältä päällekkäistä dataa
- Millaisia tietoja asiakkaista ja toimittajista on tällä hetkellä saatavilla?
- Haluatko käyttöön uusia tietoja tulevaisuudessa, esimerkiksi analytiikan osalta?
- Selvitä laskutuksen tietotarpeet yhteistyössä taloushallinnon kanssa
Tiedonhallinta ja integraatiot
- Integraatiotarpeet ja se, mitä tietoja NetSuiten ja olemassa olevien järjestelmien välillä siirretään.
- Onko talossa riittävästi osaamista vai tarvitaanko ulkopuolista apua?
- Millaisia käyttäjiä ja rooleja uuteen järjestelmään tarvitaan? Kuinka monta lisenssiä?
- Yrityksen tietoturvakäytännöt
Yhteenveto
ERP -käyttöönottohankkeiden merkittävimmät ongelmat ja viivästykset liittyvät yleensä tietojen siirtoihin, laskutus- ja maksuprosessien poikkeustilanteisiin sekä järjestelmien välisiin integraatioihin. NetSuite-järjestelmän käyttöönottavat yritykset ovat usein nopeasti kasvavia, mutta vielä alkuvaiheessa, minkä vuoksi liiketoimintaa, esimerkiksi taloushallintoa, ei ole dokumentoitu kovin hyvin tuoteryhmärakenteiden, varastosaldojen ja myyntiprosessien osalta. NetSuiten kaltaisen pilvipohjaisen järjestelmän käyttöönotto on suhteellisen helppoa, mutta yrityksen omien prosessien ja tarpeiden tuntemuksen puute aiheuttaa toisinaan pitkiä viivästyksiä projektivaiheessa. Näiden ohjeiden avulla me Addovationilla haluamme helpottaa asiakkaidemme valmistautumista NetSuite-käyttöönottoprojekteihin ja varmistaa, että järjestelmä toimii suunnitellusti ja asetettujen tavoitteiden mukaisesti.
