Hvordan forbereder du deg til en NetSuite ERP Implementeringsprosjekt?
Før du starter en ERP implementeringsprosjektet, er det verdt å planlegge og forberede seg nøye internt.
Av Mikael Mäkitalo
NetSuite-konsulent
Oracles NetSuite er det ledende skybaserte ERP systemet . I Addovation har vi som mål å betjene og implementere NetSuite for kunder som ønsker å utvide virksomheten sin fra utlandet. NetSuite tilbyr flotte funksjoner og verktøy for å rulle ut og skalere virksomheten til et nytt nivå.
Hvis bedriften din har bestemt seg for å bygge opp virksomheten ved hjelp av NetSuite, er Addovation en god partner for å implementere det nye. ERP system. Før implementeringsprosjektet starter, er det imidlertid verdt å planlegge og forberede seg nøye internt. Jeg undersøkte «Hvordan forberede ERP implementering internt?» i MBA-avhandlingen min. Som grunnlag for forskningen min intervjuet jeg noen selskaper og deres ansatte om hvordan NetSuite-implementeringsprosjektet gikk og hva slags tjenester som forventes fra konsulentfirmaet før prosjektstart. Resultatene inkluderer en veiledning og beste praksis innen områder som: 1. Håndtering av endringer og sikring av et positivt arbeidsmiljø 2. Bygging av prosjektteamet 3. Beskrivelse av nåværende forretningsprosesser 4. Utarbeidelse av forretningsdata.
1. Endringsledelse før NetSuite-implementering
De ERP Implementering og et nytt system er alltid en stor endring i bedriften og den daglige driften. Det nye systemet og arbeidsmåtene påvirker ikke bare brukerne, men indirekte hele organisasjonen, avhengig av hvilke funksjoner som velges. Trinnene for en vellykket endring er:
- Kommuniser i tide og ofte nok om kommende saker ERP implementering og så bredt som mulig i organisasjonen
- Fremhev og forklar tydelig fordelene med det nye ERP system – unngå sjargong
- Gi praktiske eksempler på hvordan forretningsprosessene kan forbedres
2. Internt prosjektteam
Den vellykkede ERP Implementeringen krever et dyktig internt prosjektteam. Prosjektet trenger en eier og leder som er ansvarlige på toppnivå for suksess og økonomiske mål. Prosjektlederen bør være kjent med selskapets forretningsprosesser som er under reform eller som kan bli påvirket av implementeringen av det nye systemet. Prosjektlederne trenger beslutningsevner for å lykkes, men også solide sosiale ferdigheter samt myke lederegenskaper.
Selv om prosjektet har en kompetent ledelse, er fagspesialistene i de ulike avdelingene den viktigste ressursen. Fagspesialister som controllerer, regnskapsmedarbeidere og selgere er hovedbrukerne av de eksisterende systemene. Lytt til deres erfaringer, og gi dem muligheten til å definere behovene og kravene til det nye systemet.
Prosjekteieren og -lederen trenger en styringsgruppe som støttespiller. Styringsgruppen har ansvar for de viktigste forretningsmessige beslutningene i prosjektet. Sørg for at styringsgruppen har tilstrekkelig beslutningsdyktighet for virksomheten din. Konsulentselskapet oppnevner egne representanter til styringsgruppen – som regel prosjektleder eller kundekontakt og ledende konsulent.
Retningslinjer for å bygge et prosjektteam:
- Styringsgruppe – leder fremdriften i implementeringsprosjektet og har ansvaret for de mest virksomhetskritiske beslutningene. Fungerer som støtte for prosjektledelsen.
- Prosjekteier – medlem av styringsgruppen som har det overordnede ansvaret for at prosjektet lykkes.
- Prosjektleder – leder det daglige interne prosjektarbeidet og er hovedkontaktpunktet i samarbeidet med konsulentselskapet.
- Prosjektteam – fagspesialister med en positiv holdning til endring. De forstår også sammenhengene mellom ulike forretningsområder og prosesser, og kan ta mindre beslutninger innenfor sitt eget felt. De bidrar til å skape et positivt engasjement for endring og veileder kollegene sine i bruken av det nye systemet.
3. Beskrive dagens forretningsprosesser
Når prosjektteamet er på plass, er neste steg å kartlegge dagens forretningsprosesser og potensielle utviklingsområder. I forbindelse med prosjektforberedelsene er det viktig å finne en spesialisert ressurs som kjenner selskapets kjernevirksomhet og forstår sammenhengene mellom dem. Evnen til å dokumentere prosesser er en fordel. Følgende områder og krav bør gjennomgås før implementeringsprosjektet starter: regnskap, salg og markedsføring, lagerstyring samt integrasjonsbehov med andre eksisterende systemer. Sjekkliste for kartlegging av forretningsprosesser:
- Utpek en ansvarlig person (f.eks. en prosjektleder) som forstår behovene på tvers av avdelingene og kan se virksomheten i et helhetsperspektiv
- Gjør deg kjent med rollene, arbeidsmetodene og vanene til de ansatte i bedriften
- Involver fagspesialister – den beste informasjonen finnes hos dem som jobber med saken til daglig.
- Lytt, spør og utfordre spesialistene til å vurdere hvordan dagens praksis og prosesser faktisk fungerer.
- Beskriv forretningsprosessene én etter én. Fokusér på forretningsområder og relasjoner. Potensielle risikoer finnes ofte der prosesser møtes.
4. Behandling av forretningsdata for det nye systemet
Som et siste trinn før prosjektets oppstart er gjennomgang og klargjøring av nåværende forretningsdata for det nye systemet. Oracles NetSuite skiller seg fra tradisjonelle ERP systemer i sin skybaserte arkitektur, men også i dataene sine. Den enkleste måten å komme i gang på er med datastrukturen til eksisterende systemer. Bedriftens kontoplan er nøkkelen til vellykket implementering med alle valutaer og bankkontoer. En av de viktigste avgjørelsene er når man skal sette i gang det nye systemet og hvor mye historiske finansdata som skal importeres. I tillegg til finansdata er et annet viktig område gjennomgang av eksisterende kunde- og leverandørdata og relaterte transaksjoner. Undersøk nøye hvordan og i hvilken form dataene kan eksporteres fra de nåværende systemene. Dette trinnet kan være overraskende tidkrevende og forsinke implementeringsprosjektet ditt hvis det ikke startes i tide. Sjekkliste for datagjennomgang:
Økonomi:
- Hva slags klassifiseringer overvåkes i dag, og hvordan genereres disse for rapporter? Er det behov for nye klassifiseringer eller dimensjoner?
- «Det beste tidspunktet» å implementere det nye ERP fra et økonomistyringsperspektiv?
- Kontoplanens struktur med ulike valutaer og bankkonti, samt behovene til eventuelle datterselskaper
- Behov for reskontroprosesser (leverandør- og kundereskontro).
- Hva slags faktureringsmetoder bruker bedriften overfor kunder og leverandører?
Salg og CRM
- Artikkel-/produktadministrasjon og prising
- Dagens CRM-løsninger og integrasjonsbehov – unngå dupliserte data
- Hva slags informasjon om kunder og leverandører er tilgjengelig i dag?
- Er det data du ønsker å ha tilgang til i fremtiden, for eksempel innen analyse?
- Kartlegg informasjonsbehovet for fakturering i samarbeid med økonomiavdelingen
Dataforvaltning og integrasjoner
- Integrasjonsbehov og hvilke data som skal overføres mellom NetSuite og eksisterende systemer
- Er det tilstrekkelig kompetanse internt, eller er det behov for ekstern hjelp?
- Hva slags brukere og roller trengs i det nye systemet? Hvor mange lisenser?
- Bedriftens sikkerhetsretningslinjer
Sammendrag
De viktigste problemene og forsinkelsene i ERP Implementeringsprosjekter er vanligvis relatert til datamigreringer, unntak fra fakturerings- og betalingsprosesser og systemrelaterte integrasjoner. Bedrifter som implementerer NetSuite er ofte raskt voksende, men i tidlige stadier, noe som er grunnen til at virksomheten er ganske dårlig dokumentert, for eksempel økonomistyring, når det gjelder varestrukturer, lagersaldoer og salgsprosesser. Det skybaserte systemet som NetSuite er relativt enkelt å implementere, men mangelen på kunnskap om bedriftens egne prosesser og behov forårsaker noen ganger lange forsinkelser i prosjektfasen. Med disse retningslinjene ønsker vi i Addovation å gjøre det enklere for våre kunder å forberede seg på NetSuite-implementeringsprosjekter og sikre at systemet fungerer som planlagt og med de målene som er satt.
