Gå tilbake

Hvordan forbereder du deg til en NetSuite ERP-implementeringsprosjekt?

03.05.2022

Før du starter et ERP-implementeringsprosjekt, er det verdt nøye å planlegge og forberede internt.

Av Mikael Mäkitalo

NetSuite Konsulent

Oracles NetSuite er det ledende skybaserte ERP-systemet . I Addovation satser vi på å betjene og implementere NetSuite for kunder som ønsker å utvide virksomheten fra utlandet. NetSuite gir flotte funksjoner og verktøy for å rulle og skalere ut virksomheten til nye nivåer.

Hvis bedriften din har bestemt seg for å bygge virksomheten ved å bruke NetSuite , Addovation er en flott partner for å implementere det nye ERP-systemet. Men før oppstart av implementeringsprosjektet er det verdt å nøye planlegge og forberede oppstart internt. Jeg undersøkte "Hvordan forbereder jeg ERP- implementering internt?" i min MBA-oppgave. Som grunnlag for min forskning intervjuet jeg få bedrifter og deres ansatte om hvordan NetSuite implementeringsprosjektet gikk og hva slags tjenester som forventes fra konsulentfirmaet før prosjektstart. Resultatene inkluderer en retningslinje og beste praksis på områdene som: 1. Håndtere endring og sikre det positive arbeidsmiljøet 2. Bygge opp prosjektteamet 3. Beskrive gjeldende forretningsprosesser 4. Utarbeidelse av forretningsdata.

1. Endringsledelse før NetSuite gjennomføring

ERP-implementeringen og et nytt system er alltid en stor endring i selskapet og dets daglige virksomhet. Det nye systemet og måtene å jobbe på påvirker ikke bare brukerne, men indirekte hele organisasjonen, avhengig av funksjonene som er valgt. Trinnene for vellykket endring er:

Kommuniser i tide og ofte nok om den kommende ERP-implementeringen og så bredt som mulig i organisasjonen
Fremhev og fortell tydelig fordelene med det nye ERP-systemet – unngå sjargong
Gi praktiske eksempler på hvordan du kan forbedre forretningsprosesser

2. Intern prosjektgruppe

En vellykket ERP-implementering krever et dyktig internt prosjektteam. Prosjektet trenger en eier og leder som er ansvarlig på toppnivå for suksessen og økonomiske mål. Prosjektleder bør være kjent med virksomhetens forretningsprosesser som er under reform eller som kan bli påvirket av implementeringen av det nye systemet. Prosjektlederne trenger beslutningsevner for å lykkes, men også solide sosiale ferdigheter samt myke lederegenskaper.

Selv om prosjektet har kompetent ledelse, er spesialistene i forretningsområdene den viktigste ressursen. Forretningsspesialistene som controllere, regnskapsførere og salgsrepresentanter er hovedbrukere av eksisterende systemer. Lytt til deres erfaringer og sikre dem en sjanse til å definere behovene og kravene til det nye systemet.

Prosjekteier og leder trenger en styringsgruppe for å support . Styringsgruppen er ansvarlig for de viktigste forretningsbeslutningene i løpet av prosjektet. Sørg for at styringsgruppen har nok quorumsrepresentasjon for din virksomhet. Konsulentselskapet oppnevner egne representanter til styringsgruppen. Vanligvis prosjektleder eller kundeansvarlig og ledende konsulent.

Retningslinjene for å bygge et prosjektteam:

Styringsgruppe – leder fremdriften i implementeringsprosjektet og er ansvarlig for de mest forretningskritiske beslutningene. Fungerer som support for prosjektledelse.
Prosjekteier – medlem av styringsgruppen som er ansvarlig for at prosjektet lykkes totalt sett.
Prosjektleder – leder daglig prosjektarbeid internt og hovedkontakt i samarbeid med et konsulentselskap
Prosjektteam – forretningsområdespesialister med endringstanke. Forstå også relasjoner mellom andre forretningsområder og prosesser. Kunne ta mindre beslutninger i eget forretningsområde. Skape en positiv energi for endring i samfunnet og veilede sine kolleger i bruk av nytt system.

3. Beskriv gjeldende forretningsprosesser

Etter utpekingen av prosjektteamet, er neste steg å bestrebe seg på å beskrive gjeldende forretningsprosesser og potensielle forretningsområder for utvikling. Når det gjelder prosjektforberedelse, vil det være viktig å finne en spesialist som kjenner selskapets kjernevirksomhetsprosesser og forstår relasjonene mellom dem. Evne til å dokumentere prosesser er en fordel. Følgende forretningsområder og krav bør gjennomgås før implementeringsprosjektet: regnskap, salg og markedsføring, lagerstyring og integrasjonsbehov med andre aktuelle systemer. Sjekkliste for beskrivelse av forretningsprosesser:

Utpek en ansvarlig person (f.eks. prosjektleder) som forstår behovene til forretningsområdene og er i stand til å skissere virksomheten totalt sett
Bli kjent med roller, arbeidspraksis og vaner til bedriftens ansatte
Involver forretningsspesialister – den beste informasjonen er hos personen som jobber med emnet på daglig basis.
Lytt, spør og utfordre spesialister til å vurdere hvordan gjeldende praksis og prosesser for tiden kjører
Beskriv forretningsprosesser én etter én. Fokus på forretningsområder og relasjoner. Potensielle risikoer finnes ofte i grensesnittet mellom prosesser.

4. Behandling av forretningsdata for det nye systemet

Som et siste steg før oppstart av prosjektet er gjennomgang og klargjøring av gjeldende forretningsdata for det nye systemet. Oracles NetSuite skiller seg fra tradisjonelle ERP-systemer i sin skybaserte arkitektur, men også i sine data. Den enkleste måten å komme i gang på er med datastrukturen til eksisterende systemer. Selskapets kontoplan er nøkkelen for vellykket implementering med alle valutaer og bankkontoer. En av de viktigste avgjørelsene er når det nye systemet skal tas i bruk og hvor mye historiske finansdata som skal importeres. I tillegg til økonomiske data, er et annet viktig område gjennomgangen av eksisterende kunde- og leverandørdata og relaterte transaksjoner. Studer nøye hvordan og i hvilken form dataene kan eksporteres fra dagens systemer. Dette trinnet kan være overraskende tidkrevende og senke implementeringsprosjektet ditt hvis det ikke starter i tide. Sjekkliste for datagjennomgang:

Finans :

Hva slags klassifikasjoner overvåkes for øyeblikket, og hvordan genereres de for rapporter? Er det behov for nye klassifiseringer eller dimensjoner?
"Den beste tiden" for å implementere den nye ERP-en fra et økonomistyringsperspektiv?
Strukturen til kontoplanen med ulike valutaer og bankkontoer og behovene til potensielle datterselskaper
Behov for kreditor-/reskontroprosesser.
Hva slags fakturerings-/faktureringsmetoder bruker selskapet for kunder og leverandører?

Salg og CRM

Vare-/produktstyring og prissetting
Gjeldende CRM-løsninger og integrasjonsbehov – unngå dupliserte data
Hva slags informasjon om kunder og leverandører er tilgjengelig for øyeblikket?
Om det er noen data du ønsker å ha i fremtiden, for eksempel når det gjelder analyser?
Finn ut informasjonsbehovet ved fakturering/fakturering i samarbeid med økonomistyring

Datahåndtering og integrasjoner

Integreringsbehov og hva slags data som skal overføres mellom NetSuite og eksisterende systemer?
Er det nok intern kompetanse eller trengs ekstern hjelp?
Hva slags brukere og roller trengs for det nye systemet? Hvor mange lisenser?
Selskapets sikkerhetspolicyer

Sammendrag

De viktigste problemene og forsinkelsene i ERP-implementeringsprosjekter er vanligvis relatert til datamigrasjoner, unntak fra fakturerings- og betalingsprosesser og systemrelaterte integrasjoner. Selskaper som implementerer NetSuite er ofte raskt voksende, men i tidlige stadier, noe som er årsaken til at virksomheten er ganske dårlig dokumentert, for eksempel økonomistyring, når det gjelder varestrukturer, varebeholdninger og salgsprosesser. Det skybaserte systemet som f.eks NetSuite er relativt enkelt å implementere, men manglende kjennskap til bedriftens egne prosesser og behov gir noen ganger store forsinkelser i prosjektfasen. Med disse retningslinjene ønsker vi i Addovation å gjøre det enklere for våre kunder å forberede seg på NetSuite implementeringsprosjekter og sikre at systemet fungerer som planlagt og med de målene som er satt.