Yksittäisistä tehtävistä älykkäisiin työnkulkuihin
Yhden tehtävän tehostaminen lisää tehokkuutta. Työnkulun uudelleenajattelu ihmisten ja järjestelmien välillä voi tuoda vielä paljon enemmän hyötyä.
Kirjoittanut Sigrid Marie Saastad
Katso yksittäisen tehtävän ulkopuolelle
Monet teknologiahankkeet alkavat yhdestä yksittäisestä toiminnosta: asiakirjan tiivistämisestä, pyynnön luokittelemisesta, tiedon hakemisesta tai toistuvan vaiheen automatisoinnista. Nämä parannukset voivat olla hyödyllisiä, mutta suurimmat mahdollisuudet löytyvät usein juuri näiden tehtävien välistä.
Liiketoimintaprosessiin voi kuulua sähköpostia, asiakirjoja, ERP, muita sovelluksia ja useita henkilöitä. Kukin yksittäinen toiminto voi olla suhteellisen yksinkertainen, mutta toimintojen väliset siirtymät aiheuttavat viivästyksiä ja manuaalista työtä.
Älykkäät työnkulut ottavat huomioon prosessin kokonaisuudessaan.
Ihmiset, järjestelmät ja digitaaliset työntekijät toimivat yhdessä
Kuvittele, että asiakaspyyntö saapuu sähköpostitse. Digitaalinen työntekijä tulkitsee pyynnön. Asiaankuuluvat asiakas-, tilaus- tai omaisuustiedot haetaan liiketoimintajärjestelmistä. Seuraava toimenpide valmistellaan määriteltyjen sääntöjen ja käytettävissä olevien tietojen perusteella. Yksinkertaiset tapaukset voidaan käsitellä automaattisesti, kun taas poikkeustapaukset tai riskialttiimmat päätökset ohjataan ihmiselle.
Työntekijän ei enää tarvitse siirtyä manuaalisesti järjestelmästä toiseen saadakseen kokonaiskuvan. Sen sijaan työnkulku kokoaa tiedot yhteen ja osoittaa seuraavan vaiheen.
Samanlaisia toimintatapoja voidaan soveltaa rahoituksessa, hankinnoissa, kunnossapidossa, projektinhallinnassa, toimitusketjussa ja palveluissa – eli kaikkialla, missä työ ylittää järjestelmä- ja organisaatiorajat.
ERP on edelleen keskeinen perusta
Työnkulkujen älykkyyden kasvaessa ydinliiketoimintajärjestelmien merkitys korostuu entisestään. ERP tarjoaa älykkäiden työkalujen tarvitsemat tapahtumat, perustiedot, käyttöoikeudet, liiketoimintasäännöt ja toiminnallisen kontekstin.
Tekoäly pystyy tulkitsemaan tietoa, tunnistamaan malleja sekä tukemaan tai käynnistämään toimia. Vasta kun nämä ominaisuudet yhdistetään turvallisesti liiketoiminnan perustaan, ne voivat tulla osaksi todellista toimintaa eivätkä jää erillisiksi työkaluiksi.
Tämän vuoksi integraatio, tietojen laatu, prosessisuunnittelu ja hallinto ovat ratkaisun keskeisiä osia.
Suunnittelu lopputuloksen perusteella
Tavoitteena ei pitäisi olla mahdollisimman monen agentin luominen tai jokaisen vaiheen automatisointi. Tavoitteena pitäisi olla sellaisen työnkulun luominen, joka tuottaa paremman lopputuloksen.
Missä vaiheessa automaation tulisi ottaa ohjat? Missä ihmisen harkinta luo arvoa? Mikä järjestelmä tulisi olla luotettavin tietolähde? Minkä asioiden tulisi olla läpinäkyviä ja jäljitettävissä?
Näihin kysymyksiin vastaaminen edellyttää sekä teknistä asiantuntemusta että ymmärrystä siitä, miten liiketoiminta käytännössä toimii. Kun nämä kaksi tekijää yhdistyvät, älykäs työnkulku voi tehdä muutakin kuin vain nopeuttaa tehtävän suorittamista. Se voi muuttaa prosessin toimintaa alusta loppuun saakka.
Minkä työnkulun suunnittelisit uudelleen, jos voisit?
Addovation yhdistää osaamisen seuraavilla aloilla: ERP, integraatio, automaatio, tekoäly ja liiketoiminnan uudistaminen. Autamme organisaatioita parantamaan kokonaisvaltaisia työnkulkuja yhdistämällä ihmiset, digitaaliset valmiudet ja ydinliiketoiminnan järjestelmät hallitulla tavalla. Ota meihin yhteyttä, niin keskustellaan rennossa ja sitoumuksettomassa hengessä prosessista, jota haluaisit parantaa.
Lisää tästä sarjasta
Lue lisää Tekoälyn ei tarvitse olla otsikossa
Tekoälyhankkeesta arkipäivän osaamiseksi Viime vuosina lähes jokaisessa keskustelussa, jossa on käsitelty
Lue lisää Digitaaliset työntekijät: Lisää aikaa henkilöstöllesi tärkeisiin asioihin
Uudenlainen osaaminen Monissa organisaatioissa on edelleen erittäin osaavia työntekijöitä, jotka käyttävät huomattavan paljon
Lue lisää Oikea tekniikka oikeaan tehtävään
Aloita siitä, mitä on parannettava. Teknologia kehittyy nopeasti, ja organisaatioilla on yhä enemmän
Lue lisää Lisäarvon luominen jo olemassa olevilla resursseilla
Tuottavuus on vasta alkua. Kun organisaatiot arvioivat uutta teknologiaa, ensimmäinen kysymys on
Lue lisää Käyttöönotto on vasta alkua: Arvon luominen koko ” ERP ” -matkan ajan
Matka muuttuu käyttöönoton jälkeen. ERP -järjestelmän käyttöönotto on merkittävä virstanpylväs, mutta se ei ole